Antiekbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot beursdag

Een antiekbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke planning voor standhouders, locatie en bezoekersstromen. Leg eerst datum, openingstijden en deelnemersvoorwaarden vast; daarna verwerk je aanmeldingen en maak je de standindeling. In de laatste week draait alles om instructies, bewegwijzering, betaalapparatuur en verlichting. Op deze pagina staat het volledige plan met 69 taken en 68 benodigdheden, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden publiceren
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Standhouderslijst afdrukken
Bezoekersinformatie publiceren
Reservering locatie bevestigen
Reservering afvalinzameling maken
Reservering koffieapparaat maken
Prijslijsten en formulieren maken
Route- en parkeerbordjes maken
Standhouders laatste instructies sturen
Weersverwachting controleren
Kassawisselgeld opnemen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Kassa en betaalapparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen lossen
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleedjes neerleggen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Stroompunten beveiligen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kassa gereedmaken
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
Standhoudersbriefing geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval inzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Koffiepunt schoonhouden
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders uitladen begeleiden
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
Standhouders nabellen over eigendommen
Gevonden voorwerpen registreren
Facturen en bonnetjes archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklapbare tafelsaantal 30
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Koffietafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 6
Vitrinekastenaantal 4
Hoge krukkenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 35
Plexiglas tafelverhogersaantal 20

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Laptopsaantal 2
Printer
Handmicrofoon
Handlampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Haspelsaantal 4
Kassa
Geldkist
Bonboekjesaantal 4
Rekenmachinesaantal 3
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 8
Led-snoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schalenaantal 12

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Standnummerbordenaantal 30
Plattegrondenaantal 120
Programmaflyersaantal 150
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 50
Tafelbordjesaantal 30
Prijshoudersaantal 100
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
A4-papieraantal 2
Stiftenaantal 12
Tafellopersaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de aanmeldingen definitief zijn en druk de standhouderslijst uiterlijk één dag voor de beurs af. Zo kunnen deelnemers bij binnenkomst direct naar hun plek.
Test betaalterminals, laptops en de printer minstens 24 uur vooraf. Leg ook wisselgeld, reservebatterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; technische problemen ontstaan vaak tijdens de opbouw.
Plan koffievoorziening niet alleen voor bezoekers, maar ook voor standhouders tijdens de opbouw. Controleer vooraf koffieapparaten, waterkokers, kopjes, glazen en gekoelde voorraad.
Controleer de verlichting in vitrinekasten en bij tafels voordat de locatie opengaat. Gebruik led-bouwlampen en kabelmatten waar nodig en zet kabels vast met gaffer tape om struikelgevaar te voorkomen.
Stuur standhouders de laatste instructies uiterlijk 48 uur voor opening. Vermeld daarin de opbouwtijd, ingang, parkeerroute, standnummer, betaalafspraken en wat zij zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een antiekbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je standhouders benaderen, aanmeldingen verwerken, de locatie bevestigen en bezoekersinformatie publiceren.
Wanneer maak je de standindeling van een antiekbeurs?: Maak de indeling zodra de aanmeldingen definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken voor de beurs. Houd daarna nog 1 werkdag vrij voor wijzigingen en druk de standhouderslijst opnieuw af.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een antiekbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon als koffie, thee en water samen worden aangeboden. Voor een beurs van 4 uur kun je daarnaast per bezoeker minstens 1 extra drankje plannen.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar standhouders?: Stuur de laatste instructies 48 uur voor de opening en voeg de standindeling en route-informatie toe. Controleer op de ochtend zelf nog of wijzigingen aan parkeer- of toegangsregels nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.