Checklist pour organiser un salon d’antiquités

Un salon d’antiquités demande une préparation précise, surtout pour coordonner les exposants, les stands et l’accueil des visiteurs. Commence par fixer la date, les horaires et les conditions de participation, puis avance vers les inscriptions et le plan de la salle. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins, tester les paiements et installer la signalétique. Cette checklist regroupe les 69 tâches et 68 éléments nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Publier les informations aux visiteurs
Confirmer la réservation du lieu
Réserver la collecte des déchets
Faire la réservation de la machine à café
Créer les listes de prix et les formulaires
Créer les panneaux de direction et de stationnement
Envoyer les dernières instructions aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Retirer la monnaie de la caisse
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer des nappes en papier
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des exposants
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle et les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Maintenir le coin café propre
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Accompagner le déchargement des exposants
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes
Rappeler les exposants au sujet de leurs biens
Enregistrer les objets trouvés
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Tables à caféqté 3
Portants à vêtementsqté 6
Vitrinesqté 4
Tabourets hautsqté 6
Nappesqté 35
Rehausses de table en plexiglasqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Microphone à main
Lampes de pocheqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Enrouleursqté 4
Caisse
Caisse
Carnets de ticketsqté 4
Calculatricesqté 3
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Saladiersqté 12

Cuisine

Thermos à caféqté 6
Carafes d’eauqté 6
Pince de serviceqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 20

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Plansqté 120
Flyers du programmeqté 150
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 50
Pancartes de tableqté 30
Porte-prixqté 100
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Papier A4qté 2
Marqueursqté 12
Chemins de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Panneaux d'avertissementqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les conditions de participation avant de contacter les exposants : précise les horaires d’arrivée, les dimensions des stands, les modalités d’inscription et les équipements disponibles.
Prépare le plan des stands dès que les inscriptions se remplissent. Réserve une table d’inscription près de l’entrée et vérifie que les vitrines, portants et tables pliantes ne bloquent pas la circulation.
Demande les besoins alimentaires avant la dernière semaine. Cela te laisse le temps d’organiser les boissons, les machines à café, les tasses, les verres et les assiettes sans improviser le jour de l’ouverture.
Teste la caisse et chaque terminal de paiement au moins 24 heures avant l’accueil du public. Prépare aussi la monnaie, les listes de prix, les formulaires et une solution de secours en cas de problème de connexion.
Fais une vérification technique pendant l’installation : rallonges, multiprises, enrouleurs et passe-câbles doivent être posés avant l’arrivée des visiteurs. Ajoute du ruban gaffer et des piles de rechange pour éviter les câbles apparents ou les éclairages inutilisables.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon d’antiquités ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les conditions de participation, la réservation du lieu et les premiers contacts avec les exposants doivent être réglés en premier, car ils déterminent le reste du planning.
Quand confirmer les exposants d’un salon d’antiquités ?: Confirme les exposants environ 2 à 3 semaines avant le salon, une fois les inscriptions traitées. Demande à ce moment-là leurs besoins alimentaires, leur emplacement et toute contrainte d’installation.
Que prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévois une table d’inscription, les listes d’exposants, les formulaires, les informations pratiques et une signalétique visible dès l’entrée. Installe les panneaux de direction et de stationnement avant l’ouverture du lieu, idéalement le jour précédent.
Quand tester le matériel de paiement et le café ?: Teste la caisse et les terminaux de paiement la veille, puis vérifie leur fonctionnement juste avant l’ouverture. Réserve les machines à café suffisamment tôt et rassemble tasses, verres, cuillères et consommables au plus tard la veille.

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