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Checkliste für die Antiquitätenmesse

Eine Antiquitätenmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Helfer. Beginnen Sie früh mit Teilnahmebedingungen, Einladungen und der Standplanung; kurz vor dem Termin geht es um Beschilderung, Technik, Verpflegung und die letzten Anweisungen. Planen Sie außerdem Zeit für den Aufbau, die Registrierung und einen Funktionstest der Kartenterminals ein. Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit am Messetag nichts zwischen Vitrinen, Kaffeetischen und Kasse fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Abholung von Abfall anmelden

  • Reservierung für Kaffeemaschine vornehmen

  • Preislisten und Formulare erstellen

  • Routen- und Parkschilder anfertigen

  • Ausstellern letzte Anweisungen senden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Kassenscheingeld entnehmen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lebensmittel gekühlt lagern

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungsterminals testen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle ausladen

    4 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

    3 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse sichern

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

  • Aussteller-Briefing geben

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm und Lageplan verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Müll einsammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Kaffeepunkt sauber halten

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber beim Ausladen begleiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration und Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen und Geräte reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände lagern

  • Standbetreiber wegen Eigentum nachfassen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Rechnungen und Belege archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klappbare TischeAnz. 30
  • StühleAnz. 45
  • Registrierungstisch
  • KaffeetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 6
  • VitrinenschränkeAnz. 4
  • Hohe HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 35
  • Plexiglas-TischaufsätzeAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • Handmikrofon
  • HandlampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • KabelrollenAnz. 4
  • Kasse
  • Geldkassette
  • BonhefteAnz. 4
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • TortenplattenAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchüsselnAnz. 12

Küche

  • KaffeethermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 20

Dekoration

  • StandnummernschilderAnz. 30
  • PläneAnz. 120
  • ProgrammflyerAnz. 150
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 50
  • TischschilderAnz. 30
  • PreishalterAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • A4-PapierAnz. 2
  • StifteAnz. 12
  • TischläuferAnz. 12

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtuchspenderAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 4
  • GummihandschuheAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • WarnschilderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Legen Sie Öffnungszeiten, Teilnahmebedingungen und Anmeldeschluss mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe fest. So bleibt Zeit, Standbetreiber zu bestätigen und Ernährungswünsche für die Verpflegung abzufragen.
  • Erstellen Sie den Standplan spätestens 10 Tage vor dem Termin und teilen Sie jedem Aussteller Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und Parkhinweise mit. Drucken Sie zusätzlich eine aktuelle Liste der Standbetreiber für den Registrierungstisch.
  • Prüfen Sie die Strom- und Lichtplanung nicht erst beim Aufbau. Testen Sie LED-Baustrahler, Handlampen, Verlängerungskabel, Kabelrollen und Kabelmatten mindestens 3 Tage vorher und sichern Sie Stolperstellen mit Gaffer Tape.
  • Testen Sie Kasse, Kartenterminals, Drucker und Laptops am Vortag mit einer echten Testzahlung und ausreichend Papier. Entnehmen Sie das Kassenscheingeld erst am Messetag und halten Sie Wechselgeld getrennt von den Einnahmen bereit.
  • Lagern Sie gekühlte Lebensmittel erst nach dem Einkauf in Kühlboxen und stellen Sie Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser und Teelöffel gemeinsam bereit. Rechnen Sie für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor der Öffnung ein, bevor die Location für Besucher zugänglich ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Antiquitätenmesse organisieren?
Beginnen Sie etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Teilnahmebedingungen und der Ansprache der Standbetreiber. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann muss der Standplan für eine Antiquitätenmesse fertig sein?
Erstellen Sie den Standplan spätestens 10 Tage vor der Messe. Senden Sie die Einteilung und die letzten Anweisungen 5 bis 7 Tage vorher an alle Aussteller.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Antiquitätenmesse?
Planen Sie mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Vitrinenschränke, Tischdecken, Beleuchtung und Beschilderung ein. Öffnen Sie die Location zusätzlich 30 Minuten früher für Nacharbeiten und Techniktests.
Was muss man am Tag vor der Antiquitätenmesse prüfen?
Kontrollieren Sie am Vortag Kasse, Kartenterminals, Drucker, Mikrofon und Beleuchtung. Prüfen Sie außerdem Einkaufsliste, gekühlte Lebensmittel, Namenskarten, Preislisten sowie Routen- und Parkschilder.

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