Checklist pour organiser une convention d’anime

Une convention d’anime demande une coordination précise entre le programme, les exposants, les intervenants et les concours. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, la technique et l’accueil. Les points souvent oubliés sont les besoins alimentaires, la répartition des emplacements, les badges nominatifs et les tests audio-vidéo. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 95 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Réserver les ateliers
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Commander des boissons
Réserver la technique
2 personnes
Réserver le photographe
Créer le plan
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer le jury du concours
Acheter les prix pour les concours
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les brochures du programme
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer le concours de cosplay
3 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Tester la musique et les vidéos
2 personnes
Rassembler les présentations
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter la scène et l'écran
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations et les vidéos
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Encadrer le concours de cosplay
4 personnes
Assurer le briefing du jury
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Animer le moment photo
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
2 personnes
Gérer le programme musical
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les exposants
Sécuriser les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueilqté 2
Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 24
Tentes de réceptionqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Tapis de solqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Petits bolsqté 24

Décoration

Affiches d’animeqté 30
Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 4
Décors de cosplayqté 3
Mur photo
Décorations de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 18
Toiles de fondqté 4
Portants à costumesqté 6
Cintresqté 60
Numéros de tableqté 30
Badges des exposantsqté 40

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 6
Clés USBqté 6
Imprimante d'étiquettes
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Batteries externesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 12
Boîtes à biscuitsqté 12
Conteneurs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Balances de cuisineqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à batterieqté 10
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Buzzer de quizqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Tables des prixqté 2
Épées décorativesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 12

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 350
Porte-badgesqté 350
Braceletsqté 350
Stylosqté 40
Caissesqté 3
Caisses à monnaieqté 3
Presse-papiersqté 12
Brochures du programmeqté 400
Formulaires d'inscriptionqté 400
Ciseaux pour braceletsqté 4

Bureau

Papier d’impressionqté 10
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 8
Couteaux de découpeqté 4
Agrafeusesqté 4
Marqueursqté 24
Feutres de couleurqté 24
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Tableaux blancsqté 4
Lanyardsqté 40
Pinces à badgeqté 40
Horairesqté 20

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : le programme, les exposants et la capacité d’accueil en dépendent. Prévois aussi un plan clair des salles, des ateliers et des zones de circulation.
Fixe le programme avant d’imprimer les brochures. Garde une version numérique jusqu’à la confirmation des ateliers, des intervenants, du jury et des épreuves de la compétition.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant la convention. Cela évite de traiter les régimes particuliers à la dernière minute.
Teste la technique au moins 2 heures avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écrans, ordinateurs, haut-parleurs, table de mixage et microphones. Vérifie aussi les rallonges et multiprises dans chaque zone.
Prépare les badges, la signalisation et le plan des emplacements avant l’arrivée des exposants. À l’accueil, prévois un comptoir, les brochures du programme et des panneaux indicateurs visibles dès l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une convention d’anime ?: Prévois idéalement 6 à 9 mois. Les 2 premiers mois servent à confirmer la date, le lieu et le programme, puis les inscriptions, les exposants, les bénévoles et la technique se coordonnent progressivement.
Quand ouvrir les inscriptions à une convention d’anime ?: Ouvre-les dès que la date, le lieu et les règles principales sont confirmés, généralement 3 à 4 mois avant l’événement. Demande dès ce moment les informations alimentaires et les besoins d’accessibilité.
Combien de bénévoles faut-il pour une convention d’anime ?: Compte au minimum 1 bénévole pour 25 à 40 visiteurs attendus, avec des personnes distinctes pour l’accueil, les salles, les concours et la logistique. Ajoute 2 à 3 personnes de réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand tester le matériel audio et vidéo ?: Fais un premier test complet 2 à 3 jours avant pour repérer les câbles ou fichiers manquants, puis un second test sur place au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifie chaque microphone, vidéo, écran et haut-parleur dans sa configuration réelle.

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