Checklist para organizar una convención de anime sin olvidar nada

Organizar una convención de anime exige coordinar programa, concursos, expositores, ponentes y logística en un mismo calendario. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después cierra talleres, inscripciones y distribución del espacio. En las semanas finales tendrás que preparar acreditaciones, señalización, catering y equipos audiovisuales. Esta checklist reúne 76 tareas y 95 artículos para avanzar por orden y llegar al día del evento con cada área comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Coordinar los talleres
2 personas
Registrar las partes de la competición
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Invitar a ponentes invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inscribir voluntarios
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Pedir bebidas
Reservar técnica
2 personas
Contratar fotógrafo
Hacer el plano
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Confirmar al jurado del concurso
Comprar premios para concursos
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Comprobar el material de juegos
2 personas
Preparar el concurso de cosplay
3 personas
Preparar preguntas del quiz
2 personas
Probar música y vídeos
2 personas
Recopilar las presentaciones
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de entrada
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el escenario y la pantalla
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones y vídeos
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Preparar la lista de registro
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Coordinar el programa de apertura
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Presentar el quiz
2 personas
Coordinar el concurso de cosplay
4 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Entregar premios
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Presentar el programa de la noche
2 personas
Gestionar el programa musical
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Separar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los responsables de los stands
Asegurar las fotos y los archivos
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepcióncant. 2
Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 24
Carpas de fiestacant. 4
Postes separadorescant. 12
Esteras de suelocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas para servircant. 20
Cuencoscant. 24

Decoración

Pósters de animecant. 30
Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 4
Fondos de cosplaycant. 3
Photowall
Decoraciones de mesacant. 24
Carteles direccionalescant. 18
Telones de fondocant. 4
Percheros para disfracescant. 6
Perchascant. 60
Números de mesacant. 30
Tarjetas de nombre para expositorescant. 40

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 6
Memorias USBcant. 6
Impresora de etiquetas
Walkie-talkiescant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Baterías externascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pan de chefcant. 6
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 12
Latas para galletascant. 12
Contenedores de alimentoscant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Básculas de cocinacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Focos LEDcant. 8
Lámparas de bateríacant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

Zumbadores para quizcant. 6
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Mesas de premioscant. 2
Espadas decorativascant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 12

Catering

Compras

Registro

Credencialescant. 350
Portabadgescant. 350
Pulserascant. 350
Bolígrafoscant. 40
Cajas registradorascant. 3
Cajas de caudalescant. 3
Portapapelescant. 12
Folletos del programacant. 400
Formularios de inscripcióncant. 400
Tijeras para pulserascant. 4

Oficina

Papel de impresióncant. 10
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Cinta americanacant. 8
Sets de tijerascant. 8
Cuchillos de cortecant. 4
Grapadorascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 24
Rotuladores de colorescant. 24
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Pizarras blancascant. 4
Lanyardscant. 40
Ganchos para acreditacionescant. 40
Horarioscant. 20

Consejos

Cierra primero la fecha, el recinto y el plano: reserva zonas separadas para recepción, talleres, concurso de cosplay, expositores y catering. Confirma también cuántas mesas, sillas y puestos caben realmente.
Define el programa antes de abrir las inscripciones. Incluye horarios para talleres, quiz, competición y sesiones con ponentes, dejando al menos 15 minutos entre actividades para cambios de sala y pruebas técnicas.
No dejes el concurso de cosplay para la última semana: registra participantes, confirma el jurado, prepara los premios y comprueba con antelación la música, los vídeos y los micrófonos inalámbricos.
Calcula el catering con las inscripciones cerradas y revisa las preferencias dietéticas. Para el primer tramo del evento, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona y confirma vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos.
Prepara la recepción y la orientación del público al menos 3 días antes. Imprime las acreditaciones y folletos, coloca carteles direccionales y prueba el proyector, las pantallas, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables alargadores y las regletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una convención de anime?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá expositores, ponentes y concursos. Reserva el lugar y la técnica primero; deja la impresión de acreditaciones y folletos para los últimos 7 días, cuando el programa esté cerrado.
¿Qué debe incluir el programa de una convención de anime?: Incluye talleres, quiz, competición, concurso de cosplay, sesiones de ponentes y pausas. Programa cada actividad con hora de inicio y final y deja al menos 15 minutos entre bloques para cambios y comprobaciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 14 días antes del evento para saber el número de asistentes y recoger sus preferencias dietéticas. Reserva el catering en cuanto tengas esa cifra y confirma las cantidades 3 días antes.
¿Qué equipo técnico necesito probar antes de la convención?: Prueba el proyector, las pantallas, los portátiles, los altavoces, la mesa de mezclas y los micrófonos al menos 2 días antes. Comprueba también cables alargadores, regletas y los vídeos o la música que se utilizarán en el programa.

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