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Anime-Convent organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Anime-Convent braucht früh eine klare Struktur: Termin und Ort, Programm, Workshops und Wettbewerbe müssen zusammenpassen. Danach folgen Anmeldungen, Standbetreiber, Gastredner, Helfer, Catering und Technik. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Namensschilder, Programmhefte, Lageplan und Wegweiser wirklich einsatzbereit sind. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und deckt auch typische Engpässe bei Cosplay-Wettbewerb, Quiz, Musik, Video und Foto-Bereich ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Workshops festlegen

    2 Personen

  • Wettkampfdisziplinen festhalten

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Gastredner einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Getränke bestellen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Fotograf festlegen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Wettkampfjury bestätigen

  • Preise für Wettbewerbe kaufen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Spielmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Cosplay-Wettbewerb vorbereiten

    3 Personen

  • Quizfragen vorbereiten

    2 Personen

  • Musik und Videos testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bühne und Leinwand aufbauen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen und Videos testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    3 Personen

  • Eröffnungsprogramm begleiten

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    4 Personen

  • Quiz moderieren

    2 Personen

  • Cosplay-Wettbewerb betreuen

    4 Personen

  • Jury-Briefing durchführen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Abendprogramm moderieren

    2 Personen

  • Musikprogramm bedienen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Standbetreiber informieren

  • Fotos und Dateien sichern

  • Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstresenAnz. 2
  • KlappTischeAnz. 24
  • StühleAnz. 180
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • PartyzelteAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • BodenmattenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierplattenAnz. 20
  • SchälchenAnz. 24

Dekoration

  • Anime-PosterAnz. 30
  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 4
  • Cosplay-HintergründeAnz. 3
  • Fotowand
  • TischdekorationenAnz. 24
  • WegweiserAnz. 18
  • HintergrundtücherAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 6
  • KleiderbügelAnz. 60
  • TischnummernAnz. 30
  • Namensschilder der AusstellerAnz. 40

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • USB-SticksAnz. 6
  • Etikettendrucker
  • FunkgeräteAnz. 8
  • LadestationenAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 8
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Küchenmesser für BrotAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ZangenAnz. 12
  • KeksdosenAnz. 12
  • LebensmittelbehälterAnz. 20
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • KüchenwaagenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • LED-SpotsAnz. 8
  • BatterielampenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

  • Quiz-BuzzerAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 4
  • AnzeigetafelnAnz. 4
  • PreistischeAnz. 2
  • Dekorative SchwerterAnz. 6

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • DesinfektionsspenderAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 350
  • BadgehalterAnz. 350
  • ArmbänderAnz. 350
  • StifteAnz. 40
  • KassenAnz. 3
  • GeldkassettenAnz. 3
  • KlemmbretterAnz. 12
  • ProgrammhefteAnz. 400
  • AnmeldeformulareAnz. 400
  • ArmbandscherenAnz. 4

Büro

  • DruckpapierAnz. 10
  • KlebebandrollenAnz. 12
  • GewebeklebebandAnz. 8
  • Scheren-SetsAnz. 8
  • SchneidemesserAnz. 4
  • TackerAnz. 4
  • MarkerAnz. 24
  • BuntstifteAnz. 24
  • WhiteboardmarkerAnz. 12
  • WhiteboardsAnz. 4
  • LanyardsAnz. 40
  • Badge-ClipsAnz. 40
  • ZeitpläneAnz. 20

Tipps

  • Lege Programm, Workshops und Wettbewerbsdisziplinen früh fest, bevor du Gastredner, Standbetreiber und Helfer einteilst. So entstehen keine Überschneidungen bei Räumen, Technik oder Betreuungszeiten.
  • Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Personenzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Getränke solltest du getrennt planen, damit Empfang, Workshops und Wettbewerbe versorgt sind.
  • Teste Beamer, Leinwände, Laptops, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone nicht erst am Veranstaltungstag. Plane mindestens einen vollständigen Techniktest mit Musik und Videos sowie genügend Verlängerungskabel ein.
  • Erstelle Lageplan, Standaufteilung und Beschilderung vor dem Druck der Programmhefte. Besucher finden Empfang, Stände, Workshopräume und Fotowand nur dann schnell, wenn Wegweiser und Namensschilder dieselben Bezeichnungen verwenden.
  • Bereite den Cosplay-Wettbewerb mit Jury, Bewertung, Preisen und Hintergrund rechtzeitig vor. Für Quiz und Spielmaterialien brauchst du zusätzlich eine geprüfte Version, Ersatzmaterial und eine verantwortliche Person vor Ort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Anime-Convent organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort, Programm und ersten Einladungen. Catering, Technik, Gastredner und Standbetreiber solltest du spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin bestätigen.
Was muss ich für einen Cosplay-Wettbewerb vorbereiten?
Lege Disziplinen, Anmeldung, Jury, Bewertung, Ablauf und Preise mindestens 6 Wochen vorher fest. Prüfe außerdem Cosplay-Hintergrund, Mikrofon, Musik und den Platz für Auftritt und Publikum.
Wie viele Helfer braucht ein Anime-Convent?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Empfang, Workshops, Wettbewerbe, Technik, Catering und Einlass. Bei sechs Bereichen sind damit mindestens 6 feste Ansprechpersonen nötig, zusätzlich zu kurzfristiger Unterstützung für Aufbau und Pausen.
Wann müssen Programmhefte und Namensschilder fertig sein?
Schließe Inhalte und Namen mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Convent ab, damit Programmhefte, Namensschilder und Beschilderung rechtzeitig gedruckt werden können. Änderungen am Veranstaltungstag solltest du auf einem gut sichtbaren Aushang kennzeichnen.

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