Hoe organiseer je een animeconventie?

Begin met de datum, locatie en capaciteit; die bepalen hoeveel bezoekers, stands en programmaonderdelen haalbaar zijn. Werk daarna het programma uit met workshops, wedstrijden, quizzen en gastsprekers, en leg per onderdeel een verantwoordelijke vast. Regel aanmeldingen, vrijwilligers, catering en techniek ruim vooraf. In de laatste weken draait alles om testen, indelen en duidelijke informatie: van plattegrond en naambadges tot bewegwijzering, muziek, video’s en de cosplaywedstrijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Workshops vastleggen
2 personen
4
Wedstrijdonderdelen vastleggen
2 personen
5
Standhouders uitnodigen
2 personen
6
Gastsprekers uitnodigen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
11
Catering reserveren
2 personen
12
Dranken bestellen
13
Techniek reserveren
2 personen
14
Fotograaf vastleggen
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Standplaatsen indelen
2 personen
17
Wedstrijdjury bevestigen
18
Prijzen voor wedstrijden kopen
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Programmafolders drukken
2 personen
21
Bewegwijzering maken
2 personen
22
Spelmaterialen controleren
2 personen
23
Cosplaywedstrijd voorbereiden
3 personen
24
Quizvragen voorbereiden
2 personen
25
Muziek en video's testen
2 personen
26
Presentaties verzamelen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Materialen naar locatie brengen
4 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Entreebalie opbouwen
3 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
33
Standhouders ontvangen
3 personen
34
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Podium en scherm opbouwen
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Presentaties en video's testen
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
41
Registratielijst klaarleggen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Programmafolders uitdelen
2 personen
44
Bezoekers registreren
4 personen
45
Badges uitdelen
3 personen
46
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
47
Workshops begeleiden
4 personen
48
Quiz presenteren
2 personen
49
Cosplaywedstrijd begeleiden
4 personen
50
Jurybriefing verzorgen
2 personen
51
Prijzen uitreiken
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Fotomoment begeleiden
2 personen
58
Avondprogramma presenteren
2 personen
59
Muziekprogramma bedienen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Standhouders laten afbouwen
3 personen
62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Meubilair terugplaatsen
5 personen
66
Restanten koelen
2 personen
67
Afval scheiden
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Geleende materialen controleren
2 personen
71
Materialen retourneren
3 personen
72
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Standhouders informeren
75
Foto's en bestanden veiligstellen
76
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalieaantal 2
Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Partytentenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Vloermattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 20
Schaaltjesaantal 24

Decoratie

Animepostersaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 4
Cosplayachtergrondenaantal 3
Fotowand
Tafeldecoratiesaantal 24
Pijlbordenaantal 18
Achtergronddoekenaantal 4
Kostuumrekkenaantal 6
Kledinghangersaantal 60
Tafelnummersaantal 30
Naamkaartjes standhoudersaantal 40

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 6
USB-sticksaantal 6
Labelprinter
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Powerbanksaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksbroodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 12
Koekblikkenaantal 12
Voedselcontainersaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 12
LED-spotsaantal 8
Batterijlampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Quizzoemersaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Prijzentafelsaantal 2
Decoratieve zwaardenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 350
Badgehoudersaantal 350
Polsbandjesaantal 350
Pennenaantal 40
Kassa'saantal 3
Geldkistjesaantal 3
Clipboardsaantal 12
Programmafoldersaantal 400
Inschrijfformulierenaantal 400
Polsbandjesscharenaantal 4

Kantoor

Printpapieraantal 10
Plakbandrollenaantal 12
Ducttapeaantal 8
Schaarsetsaantal 8
Snijmessenaantal 4
Nietmachinesaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Kleurstiftenaantal 24
Whiteboardstiftenaantal 12
Whiteboardsaantal 4
Lanyardsaantal 40
Badgeclipsaantal 40
Tijdschema'saantal 20

Tips

Maak eerst een tijdschema met zaalcapaciteit en opbouwmomenten. Plan workshops, wedstrijden en gastsprekers niet alleen inhoudelijk, maar reserveer ook per onderdeel een ruimte, techniek en een aanspreekpunt.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, vrijwilligersbeschikbaarheid en deelname aan wedstrijden uit. Sluit de inventarisatie uiterlijk enkele weken voor de conventie, zodat catering en wedstrijdindeling niet op het laatste moment veranderen.
Test beamer, projectieschermen, laptops, speakers, mengpaneel en draadloze microfoons samen in de zaal waarin ze worden gebruikt. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een losse kabel of ontbrekende aansluiting veroorzaakt snel vertraging.
Maak de plattegrond voordat je standplaatsen, receptiebalie en publieksstromen vastlegt. Houd bij de indeling rekening met afzetpalen, vloermatten, pijlborden en voldoende ruimte voor wachtrijen bij registratie en cosplayonderdelen.
Leg prijzen, jury, quizvragen, spelmaterialen, muziek en video’s uiterlijk in de laatste voorbereidingsweek definitief vast. Print dan ook programmafolders en naambadges, zodat wijzigingen op de dag zelf beperkt blijven tot een duidelijk aangekondigd bericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een animeconventie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en begroting. Nodig gastsprekers en standhouders daarna zo snel mogelijk uit; programma, catering en techniek moeten uiterlijk 4 tot 6 weken voor de conventie vaststaan.
Hoe maak je een programma voor een animeconventie?: Verdeel de dag in vaste blokken voor workshops, wedstrijden, quizzen, gastsprekers en pauzes. Plan per onderdeel een ruimte, duur, verantwoordelijke en benodigde apparatuur, en houd minstens 10 tot 15 minuten wisseltijd tussen drukke programmaonderdelen.
Wat moet je regelen voor een cosplaywedstrijd?: Leg vooraf de wedstrijdonderdelen, inschrijving, jury, beoordeling en prijzen vast. Plan daarnaast tijd voor omkleden, opkomst en foto’s; stuur deelnemers de regels uiterlijk 2 weken vooraf, zodat vragen niet allemaal op de conventiedag komen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een animeconventie?: Reken minimaal op één vrijwilliger per actief onderdeel en extra mensen voor registratie, zaalwissels en publieksbegeleiding. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een rooster met diensten van ongeveer 3 tot 4 uur, zodat niemand de hele dag achter elkaar werkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.