Zo organiseer je een animatieworkshop zonder last-minute stress

Begin met de locatie, het aantal deelnemers en de technische mogelijkheden. Daarna leg je de inschrijvingen vast, verzamel je dieetwensen en stuur je het programma op tijd door. Een animatieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen laptops en werkbladen klaarleggen: kabels, werkplekken, materialen per tafel en ontvangst moeten op elkaar aansluiten. Werk op de dag zelf van buiten naar binnen: eerst locatie en techniek, daarna materialen, catering en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshoplocatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Programma naar deelnemers sturen
7
Benodigdheden controleren
2 personen
8
Techniek testen
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Materialen sorteren
2 personen
11
Werkbladen printen
12
Naambadges maken
13
Dranken koud zetten
14
Locatie openen
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen klaarzetten
2 personen
17
Projectie en geluid aansluiten
2 personen
18
Werkplekken inrichten
3 personen
19
Materialen per tafel verdelen
3 personen
20
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Aanwezigheid registreren
23
Koffie en thee serveren
2 personen
24
Workshopprogramma toelichten
25
Animatievoorbeelden tonen
26
Storyboardopdracht uitleggen
27
Storyboardopdracht begeleiden
2 personen
28
Pauzehapjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Animaties opnemen
3 personen
31
Animaties monteren
3 personen
32
Buffet klaarzetten
2 personen
33
Avondmaaltijd serveren
3 personen
34
Eindresultaten presenteren
2 personen
35
Deelnemers bedanken
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Werktafels schoonmaken
2 personen
41
Materialen inpakken
3 personen
42
Ruimte terugzetten
3 personen
43
Vloer schoonmaken
44
Overgebleven eten koelen
45
Geleende spullen retourneren
46
Deelnemersbestanden versturen
47
Locatie netjes opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 6
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Koptelefoonsaantal 12
Statiefjesaantal 6
LED-lampjesaantal 6
USB-sticksaantal 6

Keuken

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 24
Pijlenbordjesaantal 6
Presentatiebord

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmer
Microvezeldoekenaantal 8

Workshopmateriaal

Tekenpapieraantal 200
Storyboardvellenaantal 30
Schetsboekenaantal 24
Potlodensetsaantal 24
Kleurpotlodensetsaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Finelinersaantal 24
Gummenaantal 24
Puntenslijpersaantal 12
Scharenaantal 24
Lijmstiftenaantal 24
Plakbandrollenaantal 12
Kleefgumaantal 6
Kleiaantal 12
Achtergrondkartonaantal 30
Knutselkartonaantal 100
Linialenaantal 12
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Werkmapjesaantal 24
Pennensetsaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest uiterlijk één dag vooraf. Controleer niet alleen de projector, het scherm en geluid, maar ook HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels; één ontbrekende aansluiting kan de start vertragen.
Maak de werkplekken per tafel klaar voordat deelnemers binnenkomen. Leg materialen gesorteerd neer en controleer of elke laptop of tablet kan worden gebruikt; gedeelde apparatuur vraagt vooraf een duidelijke tafelindeling.
Stuur het programma samen met praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vermeld de starttijd, ontvangstplek en eventuele voorbereiding, zodat deelnemers niet tegelijk met de uitleg nog vragen over de planning stellen.
Houd de deelnemerslijst bij tot op de ochtend zelf. Verwerk afmeldingen en dieetwensen apart, maak naambadges vooraf en leg de aanwezigheidsregistratie op de ontvangsttafel klaar.
Reserveer vóór de opening tijd voor koffie, thee en gekoelde dranken. Zet de waterkoker en het koffiezetapparaat op een veilige plek, plaats afvalbakken zichtbaar en richt de ontvangst zo in dat registratie en binnenkomst niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een animatieworkshop organiseren?: Leg de locatie en het programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor de workshop het deelnemersaantal, dieetwensen en materiaalbehoefte kunt controleren.
Wanneer test ik de techniek voor een animatieworkshop?: Test projector, projectiescherm, geluid en alle kabels uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de workshopdag nog een korte controle zodra de locatie open is, voordat je de werkplekken en ontvangsttafel afrondt.
Hoe richt ik werkplekken in voor een animatieworkshop?: Zet tafels en stoelen eerst op hun definitieve plek en verdeel daarna de materialen per tafel. Houd rekening met minimaal één stroompunt per gebruikte apparatuur en leg stekkerdozen en verlengkabels zo dat deelnemers er niet over struikelen.
Wanneer stuur ik het programma naar deelnemers?: Stuur het programma 3 tot 5 dagen voor de workshop. Vraag in hetzelfde bericht om ontbrekende dieetwensen of praktische informatie en gebruik de laatste 24 uur alleen voor wijzigingen in de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.