Organiser un atelier d’animation sans rien laisser au dernier moment

Un atelier d’animation se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, connaître les participants, puis sécuriser le matériel et la technique. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires, avant d’envoyer le programme définitif. La veille, trie les matériaux, imprime les feuilles de travail et prépare les badges. Le jour même, garde au moins 90 minutes pour installer les tables, les postes de travail, la projection et la table d’accueil avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu de l’atelier
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Mettre à jour la liste des participants
6
Envoyer le programme aux participants
7
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
8
Tester la technique
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Trier les matériaux
2 personnes
11
Imprimer les feuilles de travail
12
Créer les badges nominatifs
13
Mettre les boissons au frais
14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Installer la projection et le son
2 personnes
18
Aménager les postes de travail
3 personnes
19
Répartir le matériel par table
3 personnes
20
Installer la table d’accueil

Événement

21
Accueillir les participants
2 personnes
22
Enregistrer la présence
23
Servir le café et le thé
2 personnes
24
Présenter le programme de l'atelier
25
Présenter des exemples d’animation
26
Expliquer la mission du storyboard
27
Encadrer l’atelier storyboard
2 personnes
28
Servir les en-cas de pause
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Enregistrer les animations
3 personnes
31
Monter les animations
3 personnes
32
Mettre le buffet en place
2 personnes
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Présenter les résultats finaux
2 personnes
35
Remercier les participants
36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Nettoyer les tables de travail
2 personnes
41
Emballer le matériel
3 personnes
42
Remettre la salle en ordre
3 personnes
43
Nettoyer le sol
44
Réfrigérer les restes
45
Rendre les articles empruntés
46
Envoyer les fichiers des participants
47
Rendre le lieu en parfait état

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Nappeqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 6
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Casques audioqté 12
Trépiedsqté 6
Guirlandes LEDqté 6
Clés USBqté 6

Cuisine

Bouilloireqté 2
Machine à café
Glacièresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 24
Panneaux de flèchesqté 6
Panneau de présentation

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyage
Chiffons microfibresqté 8

Matériel d'atelier

Papier à dessinqté 200
Feuilles de storyboardqté 30
Carnets de croquisqté 24
Sets de crayonsqté 24
Sets de crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Feutres finsqté 24
Gommesqté 24
Taille-crayonsqté 12
Ciseauxqté 24
Bâtons de colleqté 24
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Pâte adhésiveqté 6
Argileqté 12
Carton de fondqté 30
Carton à bricolageqté 100
Règlesqté 12
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Chemises de travailqté 24
Sets de stylosqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date limite d’inscription 7 jours avant l’atelier. Tu auras le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter les postes de travail.
Teste le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les multiprises et les rallonges au moins 24 heures avant. Un ordinateur qui fonctionne seul ne garantit pas que la projection et le son fonctionneront ensemble.
Prépare un poste de travail par participant, puis répartis le matériel par table la veille. Cela évite de chercher des accessoires pendant la présentation et permet de repérer immédiatement ce qui manque.
Prévois 90 minutes d’installation sur place : compte environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 30 minutes pour la technique et 30 minutes pour les postes, l’accueil et la signalétique.
Mets les boissons au frais au moins 2 heures avant l’accueil et installe le café et le thé avant l’arrivée du groupe. Garde une table séparée pour les verres, les tasses, les assiettes et les déchets afin de ne pas encombrer les postes de travail.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier d’animation ?: Prévois au minimum 7 jours pour les inscriptions et les besoins particuliers. La veille sert à préparer les supports et le matériel, puis réserve environ 90 minutes le jour même pour l’installation.
Quand envoyer le programme aux participants ?: Envoie le programme définitif 3 à 5 jours avant l’atelier, après avoir confirmé le lieu et les horaires. Les participants peuvent ainsi prévoir leur arrivée et signaler une dernière contrainte.
Quel matériel tester avant un atelier d’animation ?: Teste au moins 24 heures avant les ordinateurs ou tablettes, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, le son et les multiprises. Vérifie aussi les rallonges et charge les appareils qui seront utilisés pendant l’atelier.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Compte 90 minutes pour une installation complète : tables et chaises, projection et son, postes de travail, matériel réparti par table et table d’accueil. Ajoute 15 à 30 minutes si la salle est inconnue ou si plusieurs appareils doivent être connectés.

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