Animationsworkshop organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Animationsworkshop entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe direkt arbeiten kann oder erst Technik und Material zusammensucht. Beginne mit Raum und Anmeldungen, kläre Ernährungswünsche und verschicke das Programm rechtzeitig. Danach prüfst du Laptops, Tablets, Projektor, Kabel und Kopfhörer und richtest jeden Arbeitsplatz vor Beginn ein. Plane außerdem einen klaren Empfang mit Namensschildern und Anwesenheitsliste ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Workshop-Location bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste aktualisieren
- 6
Programm an Teilnehmer senden
- 7
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 8
Technik testen
2 Personen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Materialien sortieren
2 Personen
- 11
Arbeitsblätter ausdrucken
- 12
Namensschilder erstellen
- 13
Getränke kalt stellen
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Tische aufstellen
3 Personen
- 16
Stühle aufstellen
2 Personen
- 17
Projektions- und Tonanlage anschließen
2 Personen
- 18
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
- 19
Materialien pro Tisch verteilen
3 Personen
- 20
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 21
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 22
Anwesenheit erfassen
- 23
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 24
Workshop-Programm erläutern
- 25
Animationsbeispiele zeigen
- 26
Storyboard-Aufgabe erklären
- 27
Storyboard-Aufgabe betreuen
2 Personen
- 28
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Animationen aufnehmen
3 Personen
- 31
Animationen montieren
3 Personen
- 32
Buffet vorbereiten
2 Personen
- 33
Abendessen servieren
3 Personen
- 34
Endergebnisse präsentieren
2 Personen
- 35
Teilnehmer verabschieden
- 36
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Geräte ausschalten
2 Personen
- 40
Werktafeln reinigen
2 Personen
- 41
Materialien einpacken
3 Personen
- 42
Raum zurücksetzen
3 Personen
- 43
Boden reinigen
- 44
Übrig gebliebenes Essen kühlen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
- 46
Teilnehmerunterlagen versenden
- 47
Location sauber übergeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- TischdeckeAnz. 6
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- TabletsAnz. 6
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KopfhörerAnz. 12
- StativeAnz. 6
- LED-LichterAnz. 6
- USB-SticksAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- KühlboxenAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 24
- PfeilschilderAnz. 6
- Präsentationsboard
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Staubsauger
- Wischset
- Reinigungs-Eimer
- MikrofasertücherAnz. 8
Workshopmaterial
- ZeichenpapierAnz. 200
- Storyboard-BlätterAnz. 30
- SkizzenbücherAnz. 24
- BleistiftsetsAnz. 24
- BuntstiftsetsAnz. 12
- FilzstifteAnz. 12
- FinelinerAnz. 24
- RadiergummisAnz. 24
- BleistiftspitzerAnz. 12
- ScherenAnz. 24
- KlebestifteAnz. 24
- KlebebandrollenAnz. 12
- KlebestiftAnz. 6
- TonAnz. 12
- HintergrundkartonAnz. 30
- BastelkartonAnz. 100
- LinealeAnz. 12
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- ArbeitsmappenAnz. 24
- StiftesetsAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schicke das Programm spätestens 5 Tage vorher an alle Teilnehmenden und frage dabei Ernährungswünsche ab. So kannst du die Teilnehmerliste aktualisieren und fehlende Rückmeldungen gezielt nachfassen.
- Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Tonanlage mindestens 24 Stunden vor dem Workshop gemeinsam mit dem verwendeten Laptop. Ein Adapter oder Verlängerungskabel fehlt sonst oft erst beim Aufbau.
- Richte pro Arbeitsplatz das benötigte Gerät, Kopfhörer, Arbeitsblätter und weiteres Material ein, bevor die ersten Personen eintreffen. Plane dafür mindestens 30 Minuten zusätzlich zur eigentlichen Raumgestaltung ein.
- Stelle am Empfang Namensschilder, Teilnehmerliste und Programm bereit und erfasse die Anwesenheit direkt bei der Ankunft. Bei 20 Personen solltest du dafür etwa 15 Minuten einplanen.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee, Tassen und Gläser vor dem Beginn bereit. Prüfe außerdem Abfallbehälter und Reinigungsmaterial, damit verschüttete Getränke nicht den Workshop unterbrechen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Animationsworkshop organisieren?
- Beginne 3 bis 4 Wochen vorher mit Location, Einladungen und Anmeldungen. Die Technik- und Materialprüfung sollte spätestens 24 Stunden vor dem Workshop abgeschlossen sein.
- Wie viele Arbeitsplätze braucht ein Animationsworkshop?
- Plane einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz pro teilnehmender Person ein. Für 12 Personen brauchst du also 12 Plätze sowie mindestens 1 zusätzlichen Laptop oder ein Ersatzgerät, wenn die Technik kritisch ist.
- Wann sollte man das Programm für den Animationsworkshop verschicken?
- Verschicke das Programm spätestens 5 Tage vor dem Termin. Eine kurze Erinnerung mit Beginn, Ankunftszeit und eventuellen Technikhinweisen sollte 24 Stunden vorher folgen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Animationsworkshops?
- Rechne für Raum, Tische, Stühle, Technik, Arbeitsplätze und Empfang mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Öffne die Location daher etwa 2 Stunden vor dem offiziellen Beginn, wenn mehrere Geräte angeschlossen werden müssen.
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