Checklist pour organiser un atelier d’animation

Un atelier d’animation demande plus que la préparation du contenu. Il faut confirmer le lieu, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et tester chaque élément technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble 47 tâches et 56 fournitures, de l’envoi des invitations au rangement final. Avancez dans l’ordre : préparez d’abord les participants et le matériel, puis installez les tables, les postes de travail et l’accueil le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu de l’atelier
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Créer les badges nominatifs
Mettre les boissons au frais
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer la projection et le son
2 personnes
Aménager les postes de travail
3 personnes
Répartir le matériel par table
3 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme de l'atelier
Présenter des exemples d’animation
Expliquer la mission du storyboard
Encadrer l’atelier storyboard
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Enregistrer les animations
3 personnes
Monter les animations
3 personnes
Mettre le buffet en place
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Présenter les résultats finaux
2 personnes
Remercier les participants
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer les tables de travail
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Remettre la salle en ordre
3 personnes
Nettoyer le sol
Réfrigérer les restes
Rendre les articles empruntés
Envoyer les fichiers des participants
Rendre le lieu en parfait état

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Nappeqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 6
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Casques audioqté 12
Trépiedsqté 6
Guirlandes LEDqté 6
Clés USBqté 6

Cuisine

Bouilloireqté 2
Machine à café
Glacièresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 24
Panneaux de flèchesqté 6
Panneau de présentation

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyage
Chiffons microfibresqté 8

Matériel d'atelier

Papier à dessinqté 200
Feuilles de storyboardqté 30
Carnets de croquisqté 24
Sets de crayonsqté 24
Sets de crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Feutres finsqté 24
Gommesqté 24
Taille-crayonsqté 12
Ciseauxqté 24
Bâtons de colleqté 24
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Pâte adhésiveqté 6
Argileqté 12
Carton de fondqté 30
Carton à bricolageqté 100
Règlesqté 12
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Chemises de travailqté 24
Sets de stylosqté 24

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste des participants à jour au moins 48 heures avant l’atelier. Vous pourrez ainsi préparer les badges, les feuilles de travail et la répartition du matériel par table.
Testez le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les multiprises et les rallonges avant l’ouverture du lieu. Prévoyez aussi une clé USB avec les fichiers nécessaires pour éviter de dépendre d’un seul ordinateur.
Répartissez le matériel par poste avant l’arrivée des participants, plutôt que de le laisser en vrac sur une table centrale. Pour chaque ordinateur portable ou tablette, vérifiez les accessoires nécessaires, notamment les casques audio et les chargeurs.
Mettez les boissons au frais et préparez la machine à café ou la bouilloire avant l’accueil. Comptez environ 2 tasses par participant pour la pause et gardez les verres, tasses et plateaux de service au même endroit.
Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, la projection et les panneaux de fléchage. Prévoyez au moins 60 minutes sur place avant le début pour corriger un problème de disposition ou de technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier d’animation ?: Commencez la préparation au moins 2 semaines avant la date prévue. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les besoins alimentaires, les achats et la vérification du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un atelier d’animation ?: Envoyez les invitations 10 à 14 jours avant l’atelier, avec une date limite d’inscription fixée environ 3 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour les participants et de préparer les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, les postes de travail et la table d’accueil. Ajoutez 15 minutes si vous devez mettre en place la projection et le son.
Que faut-il vérifier la veille d’un atelier d’animation ?: La veille, vérifiez les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme imprimé et les fournitures réparties par table. Testez aussi la technique et chargez les ordinateurs, tablettes et autres appareils pendant au moins 2 heures.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.