Checklist para organizar un taller de animación

Un taller de animación necesita más preparación que reservar una sala y llevar algunos portátiles. Antes del día del evento tendrás que cerrar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas, probar la proyección y el sonido, clasificar los materiales e imprimir las hojas de trabajo. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto: primero participantes y ubicación, después compras y preparación, y por último el montaje, la recepción y el desarrollo del taller.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la ubicación del taller
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar el programa a los participantes
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas de identificación
Enfriar las bebidas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
2 personas
Conectar proyección y sonido
2 personas
Organizar los puestos de trabajo
3 personas
Distribuir los materiales por mesa
3 personas
Preparar la mesa de recepción

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Servir café y té
2 personas
Explicar el programa del taller
Mostrar ejemplos de animación
Explicar la actividad de storyboard
Dirigir la actividad de storyboard
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Grabar animaciones
3 personas
Montar las animaciones
3 personas
Preparar el buffet
2 personas
Servir la cena
3 personas
Presentar los resultados finales
2 personas
Agradecer a los participantes
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar las mesas de trabajo
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver el espacio a su estado original
3 personas
Limpiar el suelo
Refrigerar la comida sobrante
Devolver los objetos prestados
Enviar los listados de participantes
Entregar el lugar en orden

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 24
Mantelcant. 6

Equipo

Portátilescant. 6
Tabletscant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Auricularescant. 12
Trípodescant. 6
Luces LEDcant. 6
Memorias USBcant. 6

Cocina

Hervidor de aguacant. 2
Cafetera
Neveras portátilescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 24
Vasoscant. 30
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30
Bandejas de servircant. 6
Cucharones de servircant. 6

Decoración

Portanombrescant. 24
Señales de flechascant. 6
Panel de presentación

Iluminación

Luces decorativascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 3
Aspiradora
Juego de fregona
Cubo de limpieza
Paños de microfibracant. 8

Material del taller

Papel para dibujarcant. 200
Hojas de storyboardcant. 30
Cuadernos de bocetoscant. 24
Juegos de lápicescant. 24
Juegos de lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Rotuladores finoscant. 24
Gomas de borrarcant. 24
Sacapuntascant. 12
Tijerascant. 24
Barras de pegamentocant. 24
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Masilla adhesivacant. 6
Arcillacant. 12
Cartón de fondocant. 30
Cartulina para manualidadescant. 100
Reglascant. 12
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 30
Carpetas de trabajocant. 24
Juego de bolígrafoscant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y actualiza la lista de participantes al menos 7 días antes. Así sabrás cuántos puestos de trabajo, sillas, portátiles o tablets necesitas y podrás preparar las tarjetas identificativas.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes: conecta el proyector, la pantalla, los cables HDMI, las regletas y los alargadores. Abre también los archivos o ejemplos que mostrarás durante el taller.
Clasifica los materiales por mesa el día anterior, no durante la recepción. Prepara además las hojas de trabajo impresas y comprueba que haya auriculares, trípodes, luces LED y memorias USB para las actividades previstas.
Prepara café, té, vasos, tazas y bebidas antes de abrir la ubicación. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca la mesa de recepción separada de los puestos de trabajo para evitar atascos al llegar.
Reserva al menos 60 minutos para el montaje: colocar mesas y sillas, organizar los puestos, distribuir los materiales, conectar el equipo y poner las señales de flechas. Deja 15 minutos adicionales para resolver cables, enchufes o cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar un taller de animación?: Empieza la planificación al menos 2 semanas antes para confirmar la ubicación, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Haz la prueba técnica 2 o 3 días antes y deja los materiales clasificados el día anterior.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un taller de animación?: Calcula unos 60 minutos para mesas, sillas, puestos de trabajo, materiales, proyección y sonido. Añade 15 minutos de margen y abre la ubicación como mínimo 75 minutos antes de la llegada de los participantes.
¿Qué equipo técnico hay que probar antes de un taller de animación?: Prueba el proyector, la pantalla, los cables HDMI, las regletas, los alargadores y el sonido entre 2 y 3 días antes. Comprueba también cada portátil o tablet, los auriculares, las luces LED y los archivos que vas a mostrar.
¿Cuándo hay que recoger las preferencias dietéticas de los participantes?: Pregúntalo durante la inscripción y cierra las respuestas al menos 5 días antes del taller. Revisa la lista actualizada antes de hacer la compra para calcular bebidas y opciones adecuadas para todas las personas.

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