Animationsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Animationsworkshop braucht mehr als Laptops und kreative Ideen. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Programm frühzeitig koordinieren, damit am Veranstaltungstag jeder Arbeitsplatz funktioniert. Besonders häufig werden HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Kopfhörer und ausgedruckte Arbeitsblätter zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von der Bestätigung des Workshop-Orts bis zum Empfang der Teilnehmenden und dem Start mit Animationsbeispielen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshop-Location bestätigen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Programm an Teilnehmer senden
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Namensschilder erstellen
Getränke kalt stellen
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Projektions- und Tonanlage anschließen
2 Personen
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
Materialien pro Tisch verteilen
3 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Workshop-Programm erläutern
Animationsbeispiele zeigen
Storyboard-Aufgabe erklären
Storyboard-Aufgabe betreuen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Animationen aufnehmen
3 Personen
Animationen montieren
3 Personen
Buffet vorbereiten
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Endergebnisse präsentieren
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Werktafeln reinigen
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Raum zurücksetzen
3 Personen
Boden reinigen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
Geliehene Sachen zurückgeben
Teilnehmerunterlagen versenden
Location sauber übergeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- TischdeckeAnz. 6
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- TabletsAnz. 6
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KopfhörerAnz. 12
- StativeAnz. 6
- LED-LichterAnz. 6
- USB-SticksAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- KühlboxenAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 24
- PfeilschilderAnz. 6
- Präsentationsboard
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Staubsauger
- Wischset
- Reinigungs-Eimer
- MikrofasertücherAnz. 8
Workshopmaterial
- ZeichenpapierAnz. 200
- Storyboard-BlätterAnz. 30
- SkizzenbücherAnz. 24
- BleistiftsetsAnz. 24
- BuntstiftsetsAnz. 12
- FilzstifteAnz. 12
- FinelinerAnz. 24
- RadiergummisAnz. 24
- BleistiftspitzerAnz. 12
- ScherenAnz. 24
- KlebestifteAnz. 24
- KlebebandrollenAnz. 12
- KlebestiftAnz. 6
- TonAnz. 12
- HintergrundkartonAnz. 30
- BastelkartonAnz. 100
- LinealeAnz. 12
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- ArbeitsmappenAnz. 24
- StiftesetsAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Workshop-Ort spätestens 2 bis 3 Wochen vorher und verschicke danach die Einladungen. Frage bei der Anmeldung direkt nach Ernährungswünschen und aktualisiere die Teilnehmerliste bis 3 Tage vor dem Termin.
- Plane pro Arbeitsplatz einen Laptop oder ein Tablet, einen Kopfhörer und das benötigte Material ein. Sortiere die Materialien spätestens am Vortag pro Tisch, statt sie erst während des Aufbaus zu verteilen.
- Teste Projektor, Projektionsleinwand, Tonanlage und jedes HDMI- sowie Verlängerungskabel am Vortag. Lade außerdem USB-Sticks und Geräte vollständig auf, damit die Einführung nicht wegen fehlender Technik beginnt.
- Richte Empfangstisch, Namensschilder und Pfeilschilder mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Stelle Anwesenheitsliste, Präsentationsboard und gedruckte Arbeitsblätter griffbereit an den Empfang.
- Kühle Getränke rechtzeitig und plane Kaffee sowie Tee vor Beginn ein. Stelle Abfallbehälter sichtbar auf und lege Staubsauger und Wischset für die Reinigung nach dem Workshop bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Animationsworkshop organisieren?
- Beginne mindestens 3 Wochen vorher mit der Termin- und Ortsbestätigung. Verschicke die Einladungen danach und schließe die Teilnehmerliste etwa 3 Tage vor dem Workshop ab.
- Was braucht jeder Arbeitsplatz bei einem Animationsworkshop?
- Plane je Arbeitsplatz ein Laptop oder Tablet, einen Kopfhörer und das passende Arbeitsmaterial ein. Verteile die Materialien am Vortag pro Tisch und prüfe, ob für alle Geräte Strom und Anschlüsse vorhanden sind.
- Wann sollte die Technik für einen Animationsworkshop getestet werden?
- Teste Projektor, Leinwand, Tonanlage, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag schließt du die Technik direkt nach dem Öffnen der Location an und führst noch einen kurzen Funktionstest durch.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Animationsworkshops?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsplätze, Technik, Empfangstisch und Materialverteilung ein. Öffne die Location so, dass der Aufbau spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen ist.
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