Boodschappenlijst voor een animatiefilmfestival

Voor een animatiefilmfestival koop of regel je meer dan alleen snacks en drankjes. Je hebt per filmzaal techniek nodig, plus materialen voor ontvangst, kaartcontrole, catering en publieksbegeleiding. Controleer vooraf hoeveel zalen en bezoekers je verwacht, zodat je aantallen voor stoelen, glazen, programmaboekjes en kabels kloppen. Reserveer kwetsbare apparatuur en drukwerk op tijd; vooral HDMI-adapters, projectoren, polsbandjes en programmaboekjes worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 220
Tafelkledenaantal 12
Loungefauteuilsaantal 8
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Gaffer tapeaantal 6
USB-sticksaantal 6
Koptelefoonsaantal 10
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 240
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Gebaksbordjesaantal 240
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 24
Serveerschalenaantal 18
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 8

Decoratie

Filmdoekdecoratieaantal 3
Filmsterpostersaantal 12
Animatiepostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Programmafoldersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Kleefhakenaantal 40
Touwaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffiemelk - 6 pakken
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Citroenlimonade - 18 flessen
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Mandarijnen - 6 kilogram
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute popcorn - 10 zakken
- Zoete popcorn - 8 zakken
- Pretzels - 8 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Mini-crackers - 8 pakken
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Gekookte ham - 2 kilogram
- Vegetarische spreads - 12 kuipjes
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini-broodjes - 240 stuks
- Mini-croissants - 240 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jam - 6 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Komkommer - 5 kilogram
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Worteltjes - 5 kilogram
- Paprika - 4 kilogram
- Gemengde sla - 4 kilogram
- Citroenen - 3 kilogram
- Verse munt - 10 bosjes
- Honing - 3 potten
- Glutenvrije broodjes - 24 stuks
- Veganistische broodjes - 36 stuks
- Veganistische belegspread - 6 kuipjes
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Allergenenstickers - 2 rollen
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Papieren bordjes - 300 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vuilniszakken voor glas - 20 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 50 stuks
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Handzeep - 8 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handpapier - 12 pakken
- Nitril handschoenen - 4 dozen

Tips

Tel per filmzaal één projector, één scherm, één laptop en minimaal twee passende HDMI-kabels; leg daarnaast per aansluiting een HDMI-adapter klaar. Test alle filmformaten en ondertiteling uiterlijk één dag voor de eerste vertoning.
Neem per zaal minstens één set stekkerdozen en verlengkabels mee en markeer kabels met gaffer tape. Leg een reserve-USB-stick met de filmbestanden klaar, zodat een laptop- of verbindingsprobleem niet meteen een vertoning stillegt.
Bereken servies op basis van het maximale aantal gelijktijdige bezoekers: neem voor herbruikbare drinkglazen, koffiekopjes en gebaksbordjes ongeveer 10 procent extra mee. Voorzie dieetmaaltijden van duidelijke labels voordat de catering wordt uitgedeeld.
Zet bij de entree een informatiebalie met klaptafel, tafelkleed en afzetpalen klaar. Leg tickets, polsbandjes en programmaboekjes gesorteerd per zaal of tijdslot klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.
Voorzie een aparte plek voor gasten die wachten of napraten met loungefauteuils en koptelefoons als je stille luister- of kijkmomenten aanbiedt. Neem ook powerbanks mee voor vrijwilligers die meerdere uren met een laptop of telefoon werken.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig per filmzaal op een animatiefilmfestival?: Reken minimaal op één projector, één projectiescherm, één laptop, twee HDMI-kabels, de benodigde HDMI-adapters en speakers per zaal. Leg ook een USB-stick met een kopie van de films en een set verlengkabels klaar.
Hoeveel glazen en koffiekopjes moet ik kopen voor een animatiefilmfestival?: Tel het maximale aantal gelijktijdige bezoekers en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Bij 100 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 110 herbruikbare drinkglazen; voor koffiekopjes kun je hetzelfde uitgangspunt gebruiken als koffie tijdens het programma wordt geschonken.
Wanneer moet ik programmaboekjes en polsbandjes bestellen?: Bestel programmaboekjes zodra het programma, de filmlengtes en de zaalindeling definitief zijn, bij voorkeur minimaal 2 tot 3 weken voor het festival. Bestel tickets en polsbandjes op tijd om ze vóór de ontvangst van de eerste bezoekers te kunnen sorteren.
Hoeveel HDMI-kabels en adapters heb ik nodig voor meerdere filmzalen?: Neem per zaal minimaal twee HDMI-kabels mee en voor elke afwijkende laptop- of projectorpoort één passende adapter. Voor drie zalen betekent dat minstens zes kabels, plus adapters voor alle gebruikte aansluitingen en één reservekabel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.