Que faut-il prévoir pour un festival du film d’animation ?

Un festival du film d’animation demande plus qu’un projecteur et quelques films. Il faut prévoir l’accueil du public, les projections dans plusieurs salles, les pauses café et le matériel qui évite les retards le jour J. Cette liste rassemble les achats et équipements à préparer pour les visiteurs, les bénévoles et les équipes techniques. Vérifiez aussi les formats vidéo, les sous-titres et les besoins alimentaires avant de finaliser les quantités.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 220
Nappesqté 12
Fauteuils loungeqté 8
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Ruban gafferqté 6
Clés USBqté 6
Casques audioqté 10
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 240
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 24
Plateaux de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Bacs à glaçonsqté 8

Décoration

Décoration de toile de fondqté 3
Affiches de stars de cinémaqté 12
Affiches d’animationqté 20
Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 6
Décorations de tableqté 12
Panneaux de directionqté 20
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250
Crochets adhésifsqté 40
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait pour café - 6 paquets
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Limonade au citron - 18 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 6 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Popcorn salé - 10 sacs
- Pop-corn sucré - 8 sacs
- Bretzels - 8 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini-crackers - 8 paquets
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Jambon cuit - 2 kilogram
- Tartinades végétariennes - 12 pots
- Pain complet - 12 pains
- Mini-pains - 240 pièces
- Mini-croissants - 240 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Confiture - 6 pots
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Concombre - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Poivron - 4 kilogram
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Citrons - 3 kilogrammes
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Miel - 3 pots
- Petits pains sans gluten - 24 pièces
- Sandwichs vegan - 36 pièces
- Tartinade végétalienne - 6 pots
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Autocollants allergènes - 2 rouleaux
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle pour verre - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Papier essuie-mains - 12 paquets
- Gants en nitrile - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable par poste de projection et au moins un câble HDMI ainsi qu’un adaptateur compatible par installation. Testez chaque combinaison avec les fichiers vidéo définitifs avant l’ouverture.
Comptez un verre réutilisable par invité pour le service, puis ajoutez 10 % de marge. Pour une pause café, prévoyez au minimum une tasse et une cuillère par personne, ainsi qu’une machine à café ou une bouilloire par point de service.
Gardez une multiprise et une rallonge par zone technique, avec du ruban gaffer pour sécuriser les câbles au sol. Cette réserve est souvent oubliée lorsque plusieurs salles fonctionnent en même temps.
Préparez les programmes imprimés, les billets et les bracelets au moins 3 jours avant le festival. Classez les livrets par salle ou par séance afin que l’accueil ne doive pas les trier au dernier moment.
Réservez une table d’information, des poteaux de balisage et des panneaux de parcours pour chaque espace d’accueil. Ajoutez des casques audio et des batteries externes si certaines œuvres ou informations sont proposées en écoute individuelle.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un festival du film d’animation ?: Prévoyez un verre réutilisable par participant et ajoutez 10 % de réserve. Pour 100 visiteurs, cela représente 110 verres, afin de couvrir les pertes et les rotations pendant les pauses.
Combien de temps avant faut-il commander les programmes imprimés ?: Faites valider le programme définitif au moins 7 jours avant l’événement et lancez l’impression au plus tard 3 jours avant. Gardez quelques exemplaires vierges ou une version numérique en cas de modification de dernière minute.
Quel matériel faut-il prévoir pour projeter les films dans plusieurs salles ?: Chaque salle doit disposer d’un projecteur, d’un écran, d’un ordinateur portable, d’un câble HDMI, d’un adaptateur si nécessaire et d’une multiprise. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant la première séance avec les fichiers et sous-titres définitifs.
Quelle quantité de café et de vaisselle prévoir pour 50 personnes ?: Prévoyez au moins 50 tasses, 50 cuillères et 55 portions de café ou de boissons chaudes pour une pause. Ajoutez 10 % si plusieurs séances se succèdent ou si le public reste toute la journée.

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