Ambachtenmarkt organiseren: checklist en planning

Een ambachtenmarkt organiseren vraagt meer dan ambachtslieden en kramen regelen. Je moet vroeg de marktvergunning, verzekering en locatie vastleggen, daarna deelnemers, standplaatsen en stroombehoefte coördineren. In de laatste weken verschuift de aandacht naar catering, vrijwilligers, plattegrond, naambadges en betaalmogelijkheden. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat praktische zaken zoals kraamgewichten, verlengkabels of een weersplan pas op de marktdag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktvergunning aanvragen
Verzekering controleren
Kramen en tenten reserveren
Ambachtslieden benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Standplaatsen indelen
2 personen
Stroombehoefte inventariseren
Verkoopvoorwaarden bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting controleren
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Contant geld wisselen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Kramen lossen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Route- en kraamborden plaatsen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbalie inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kramen laten inrichten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Cateringbalie bemannen
3 personen
Ambachtslieden ondersteunen
2 personen
Workshops begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afronden
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Kramen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Partytentenaantal 8
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 28
Kraamgewichtenaantal 32

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare betaalterminalsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 2
Handmicrofoon
Muziekspeler

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Bloempottenaantal 16
Kunstbloemenaantal 40
Tafeldecoratiesaantal 24
Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Routebordenaantal 12
Kraamnummersaantal 24
Informatiebordenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Prijskaartstandaardsaantal 30
Kleingeldbakjesaantal 6
Workshoptafelsaantal 4
Workshopstoelenaantal 24
Beschermmattenaantal 8
Schortenaantal 12
Werkbakjesaantal 24
Handgereedschapaantal 12
Tafelklemmenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Reinigingsdoekjesaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende gelaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en vraag de marktvergunning zo vroeg mogelijk aan. Controleer tegelijk of de verzekering de verkoopactiviteiten, kramen en tenten dekt; wacht niet tot de laatste week.
Open de inschrijvingen pas nadat je deelnemersvoorwaarden klaar zijn. Vraag elke ambachtslieden direct naar verkoopvoorwaarden, dieetwensen en stroombehoefte, zodat je standplaatsen later logisch kunt indelen.
Reserveer marktkramen, partytenten en kraamgewichten in één keer. Noteer per kraam of er een tafel, stoel, klaptafel of extra verlichting nodig is; ontbrekende gewichten worden bij wind een veiligheidsprobleem.
Maak uiterlijk een week vooraf een leveranciers- en vrijwilligersindeling. Plan naast opbouw en ontvangst ook iemand voor betaalterminals, catering, plattegronden en het controleren van verlengkabels en stekkerdozen.
Controleer de weersverwachting 48 uur voor opening en nogmaals op de ochtend zelf. Leg de plattegrond, naambadges, mobiele telefoons, betaalterminals en verlichting op een vaste plek klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ambachtenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Benader ambachtslieden daarna minimaal 8 weken voor de markt, zodat inschrijvingen en standplaatsen op tijd rond zijn.
Wanneer moet ik de marktvergunning aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, meestal minimaal 8 tot 12 weken voor de ambachtenmarkt. Controleer de gemeentelijke termijn, want zonder bevestiging kun je promotie en deelnemersaantallen niet definitief maken.
Hoeveel kramen en tenten heb ik nodig voor een ambachtenmarkt?: Tel eerst het aantal definitief ingeschreven deelnemers en reserveer daarna per deelnemer een standplaats volgens de afgesproken indeling. Voeg voor de entree, catering en organisatie alleen extra kramen of tenten toe als die functies daadwerkelijk nodig zijn; controleer dit uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer controleer ik stroom en verlengkabels op een ambachtenmarkt?: Inventariseer de stroombehoefte tijdens de inschrijving en maak uiterlijk 2 weken vooraf een overzicht per standplaats. Test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en betaalterminals de dag vóór de markt en controleer de aansluitingen opnieuw bij de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.