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Checklist pour organiser un marché artisanal

Un marché artisanal demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut réserver le lieu, obtenir l’autorisation, cadrer les conditions de participation et prévoir l’installation de dizaines de stands. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches au contrôle du site le jour J. Elle couvre aussi les oublis fréquents : alimentation électrique, monnaie, badges, météo et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Demander le permis de marché

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver les stands et les tentes

  • Contacter les artisans

    2 personnes

  • Envoyer les conditions de participation

  • Ouvrir les inscriptions

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Promouvoir le marché

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Répartir les emplacements

    2 personnes

  • Recenser les besoins en énergie

  • Confirmer les conditions de vente

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Confirmer les fournisseurs

  • Vérifier les prévisions météo

  • Imprimer le plan

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Changer l'argent liquide

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Trier les matériaux

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Décharger les stands

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer les panneaux d’itinéraire et de stand

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Aménager le comptoir traiteur

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Faire aménager les stands

    3 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Tenir le comptoir d'information

    2 personnes

  • Tenir le comptoir de catering

    3 personnes

  • Aider les artisans

    2 personnes

  • Encadrer les ateliers

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les toilettes

  • Vérifier l'éclairage

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Finaliser la vente

    2 personnes

  • Faire le check-out des participants

    3 personnes

Suivi

  • Démonter les stands

    4 personnes

  • Démonter les tentes

    4 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

  • Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 24
  • Tentes de réceptionqté 8
  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 40
  • Tables pliantesqté 4
  • Tabouretsqté 8
  • Nappesqté 28
  • Poids de standqté 32

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateauxqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Louchesqté 12

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Terminaux de paiement rechargeablesqté 2
  • Téléphones portablesqté 2
  • Microphone à main
  • Lecteur audio

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lanternes LEDqté 12

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Pots de fleursqté 16
  • Fleurs artificiellesqté 40
  • Décorations de tableqté 24
  • Badges nominatifsqté 60
  • Porte-badgesqté 60
  • Panneaux de directionqté 12
  • Numéros des standsqté 24
  • Panneaux d'informationqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Carafes d’eauqté 8
  • Thermosqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pincesqté 8
  • Verres doseursqté 2
  • Caissesqté 2
  • Caisses à monnaieqté 2
  • Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
  • Bacs à monnaieqté 6
  • Tables d'atelierqté 4
  • Chaises d'atelierqté 24
  • Tapis de protectionqté 8
  • Tabliersqté 12
  • Bacs de travailqté 24
  • Outillage à mainqté 12
  • Pinces de tableqté 24

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Balayette et pelleqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 4
  • Lingettes nettoyantesqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Gel désinfectantqté 6
  • Supports de sacs poubelleqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant le marché : date, lieu, permis et assurance doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
  • Demandez à chaque artisan ses besoins en énergie et ses conditions de vente dès l’inscription. Regroupez ensuite les stands selon les prises disponibles et prévoyez rallonges, multiprises et poids de stand.
  • Ne commandez pas le catering sans avoir recueilli les besoins alimentaires des artisans et des bénévoles. Faites le décompte final 7 jours avant l’événement pour ajuster les quantités.
  • Préparez le plan des emplacements, les badges nominatifs et la répartition des bénévoles au plus tard la veille. Imprimez plusieurs exemplaires du plan pour l’accueil et les responsables de zone.
  • Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Pour les tentes et les décorations extérieures, contrôlez les fixations, les poids de stand, l’éclairage et les circulations avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir le permis, de vérifier l’assurance, de recruter les artisans, de réserver les tentes et de traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions des artisans ?
Ouvrez-les après avoir confirmé la date, le lieu, le permis et les conditions de participation, généralement 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite au moins 2 semaines avant l’événement pour répartir les emplacements et recenser les besoins en énergie.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché artisanal ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 responsable pour chaque zone importante, puis adaptez selon le nombre de stands. Finalisez les rôles 7 jours avant et gardez une personne disponible pour les imprévus le jour J.
Quand vérifier le matériel et le lieu ?
Faites un premier contrôle 3 à 5 jours avant pour repérer les manques, puis une vérification complète la veille ou le matin même. Contrôlez notamment les tables, chaises, tentes, poids, rallonges, multiprises, badges, terminaux de paiement et matériel de café.

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