Ambachtenmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een ambachtenmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten. Je regelt deelnemers, vergunningen, indeling, demonstraties, betalingen, stroom en bewegwijzering in een vaste volgorde. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot de laatste opruimronde. Let vooral op zaken die vaak te laat komen: wisselgeld, stroomverdeling, standhouderinformatie en een plan voor slecht weer. Onder de checklist vind je ook de spullen die je per onderdeel nodig hebt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programma opstellen
2 personen
Demonstraties bevestigen
Reserveringen maken
Huurmaterialen bestellen
Betaalwijze voorbereiden
Contant wisselgeld regelen
Plattegrond afdrukken
Naambadges maken
2 personen
Infobrief voor standhouders maken
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materiaal sorteren
3 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Openingsomroep voorbereiden
Standhouders informeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Rondgang langs standhouders
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste bestelling aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa's afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Kassaopbrengst veilig opbergen
2 personen
Standhouders informeren over vondsten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 18
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Kassatafelsaantal 2
- Kledingrekkenaantal 6
- Presentatiekubussenaantal 12
- Opbergkrattenaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Krijtbordenaantal 10
- Naambordhoudersaantal 22
- Plakstripsaantal 4
- Decoratieve mandenaantal 10
Apparatuur
- Betaalterminalsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Handmegafoon
- Acculampenaantal 8
- Oplaadbare batterijenaantal 16
- Gereedschapskistenaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 4
- Steekwagensaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Kabelgotenaantal 10
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Koelcontainersaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- dienbladenaantal 8
Catering
- Servettenhoudersaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
- Koffiefiltersaantal 100
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 4
Tips
- Leg de marktindeling vast zodra de eerste kraamhouders zijn bevestigd. Reserveer ruimte voor looproutes, demonstraties, kassa’s en eventuele partytenten; anders passen tafels, stoelen en marktkramen op de dag zelf niet logisch.
- Stuur de infobrief voor standhouders uiterlijk één week vooraf. Zet daarin aankomsttijd, kraamafmetingen, betaalwijze, stroompunten, parkeerinformatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Test betaalterminals, tablets, kassa’s en verlengkabels minimaal één dag voor de markt. Leg ook contant wisselgeld klaar en controleer of stekkerdozen en kabelgoten veilig buiten de looproute kunnen liggen.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Partytenten, acculampen en een alternatief voor buiten-demonstraties regel je niet betrouwbaar op het laatste moment.
- Maak per kraam een krat met benodigdheden en label die op standnummer. Naambordhouders, plakstrips, tafelkleden, decoratie en presentatiekubussen raken anders verspreid tijdens de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een ambachtenmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Plan de marktindeling en huurmaterialen uiterlijk 3 weken vooraf; zo houd je tijd over voor ontbrekende deelnemers of materialen.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een ambachtenmarkt?
- Reken voor een kleine markt minimaal 3 uur opbouwtijd met een team van 3 tot 4 personen. Markeer eerst de kramen en looproutes, plaats daarna tafels, stroom, bewegwijzering en decoratie en test als laatste de kassa’s.
- Wanneer moet ik standhouders de informatie sturen?
- Stuur de infobrief uiterlijk 7 dagen voor de markt en vraag deelnemers om dieetwensen of andere bijzonderheden uiterlijk 3 dagen vooraf door te geven. Verstuur op de ochtend zelf alleen nog praktische wijzigingen, zoals een aangepaste ingang of weersmaatregel.
- Hoeveel wisselgeld heb ik nodig op een ambachtenmarkt?
- Dat hangt af van het aantal kassa’s en de verwachte contante betalingen, maar begin met minimaal 2 coupures en muntgeld per kassa. Tel het wisselgeld de avond ervoor en noteer het bedrag, zodat je aan het einde per kassa kunt afrekenen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!