Checklist para organizar un mercado de artesanía sin imprevistos
Organizar un mercado de artesanía requiere coordinar puestos, permisos, montaje y pagos antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar los requisitos administrativos y dibujar la distribución de carpas, mesas y zonas de paso. Después confirma participantes, demostraciones y necesidades eléctricas. En los últimos días, prepara la señalización, el material de los expositores, el cambio en efectivo y las bebidas para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Diseñar la señalización
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar demostraciones
Hacer reservas
Pedir material de alquiler
Preparar el método de pago
Preparar cambio en efectivo
Imprimir el plano
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Hacer la carta informativa para los expositores
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar el material
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar aperitivos
2 personas
Comprobar los baños
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Preparar el anuncio de apertura
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Coordinar demostraciones
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Recorrido por los expositores
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Anunciar el último pedido
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar las cajas
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
Informar a los expositores sobre los objetos encontrados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 18
- Mesascant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Mesas de cajacant. 2
- Percheroscant. 6
- Cubos de presentacióncant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Pizarrascant. 10
- Portanombrescant. 22
- Tiras adhesivascant. 4
- Cestas decorativascant. 10
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Tabletscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Megáfono de mano
- Lámparas con bateríacant. 8
- Baterías recargablescant. 16
- Cajas de herramientascant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Carros de manocant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Canaletas para cablescant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Contenedores frigoríficoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- bandejascant. 8
Catering
- Porta-servilletascant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
- Filtros de cafécant. 100
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Pinzas para residuoscant. 4
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de dibujar el plano definitivo: cada puesto puede necesitar una mesa, sillas, un perchero o espacio adicional para demostraciones. Envía a cada expositor su ubicación y las instrucciones de montaje con varios días de antelación.
- Comprueba los permisos y los puntos de electricidad al menos una semana antes. Cuenta los enchufes disponibles y lleva cables alargadores, regletas y canaletas para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
- Prepara los pagos antes del día del mercado: prueba los terminales, carga las tablets y separa el cambio en efectivo. Lleva también baterías recargables por si falla la alimentación o se agotan durante la jornada.
- No dejes la señalización para el montaje. Imprime el plano, prepara las pizarras y las tarjetas de identificación, y coloca indicaciones visibles para la entrada, las cajas, los aseos y las demostraciones.
- Revisa la previsión del tiempo 48 horas antes y vuelve a comprobarla la misma mañana. Si el mercado es exterior, confirma que las carpas, el mobiliario y la iluminación pueden instalarse de forma segura según las condiciones previstas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y contactar con los puestos. Deja la última semana para confirmar participantes, alquileres, pagos, electricidad y señalización.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los artesanos?
- Cierra las inscripciones al menos 10 días antes del mercado. Así tendrás tiempo para actualizar la lista, dibujar la distribución, preparar las tarjetas de identificación y enviar la información final a cada expositor.
- ¿Cuánto cambio en efectivo hay que preparar para un mercado?
- Prepara cambio para cubrir aproximadamente las primeras 3 horas de ventas, repartido en billetes pequeños y monedas. La cantidad exacta depende del precio de los productos y de si la mayoría de los puestos acepta pagos con terminal.
- ¿Cuándo hay que comprobar la electricidad y el tiempo?
- Comprueba los puntos de electricidad entre 5 y 7 días antes y verifica que los cables llegan a cada zona prevista. Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y otra vez el día del montaje para ajustar carpas, iluminación y mobiliario.
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