Checklist pour organiser un marché artisanal
Un marché artisanal demande plus qu’une série de stands et de tables. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, le plan du site, les démonstrations, les paiements et les besoins électriques avant l’ouverture. Cette checklist suit le déroulement réel de la préparation, des premières réservations jusqu’au tri du matériel et à la mise en place. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : autorisations, monnaie, badges, signalétique et solution de repli en cas de mauvais temps.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Concevoir la signalétique
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les démonstrations
Faire les réservations
Commander le matériel de location
Préparer le mode de paiement
Prévoir de la monnaie
Imprimer le plan
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Créer la lettre d'information pour les exposants
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier le matériel
3 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Préparer l'annonce d'ouverture
Informer les exposants
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Encadrer les séances photo
Faire le tour des exposants
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Annoncer la dernière commande
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Fermer les caisses
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
Informer les exposants des objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 18
- Tablesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tabourets de barqté 6
- Tables de caisseqté 2
- Portants à vêtementsqté 6
- Cubes de présentationqté 12
- Caisses de rangementqté 20
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 10
- Porte-nomsqté 22
- Bandes adhésivesqté 4
- Paniers décoratifsqté 10
Équipement
- Terminaux de paiementqté 2
- Tablettesqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Mégaphone à main
- Lampes sur batterieqté 8
- Piles rechargeablesqté 16
- Boîtes à outilsqté 2
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Diablesqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Goulottes de câblesqté 10
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Conteneurs réfrigérésqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- plateauxqté 8
Catering
- Porte-serviettesqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Pains de glaceqté 24
- Filtres à caféqté 100
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Pinces à déchetsqté 4
Conseils
- Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifie dès cette étape les autorisations nécessaires, les horaires d’accès, les points d’alimentation et la possibilité d’installer des tentes.
- Demande aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription, puis mets la liste à jour chaque semaine. Note séparément l’électricité, les tables, les chaises, les portants et l’espace requis pour les démonstrations.
- Prépare le plan du marché avant de commander le matériel de location. Garde des passages suffisamment larges pour les visiteurs et prévois une table de caisse, des zones de rangement et un accès simple pour le montage.
- Ne remets pas les paiements au dernier jour : teste les terminaux au moins 48 heures avant et prévois de la monnaie. Imprime aussi le plan, les badges et la signalétique, car une panne ou une erreur d’impression est difficile à corriger le matin même.
- Consulte les prévisions météo à J-3 puis la veille. Refroidis les boissons, prépare les en-cas et rassemble les caisses, rallonges, multiprises, lampes et piles rechargeables dans des lots clairement identifiés pour accélérer l’installation.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché artisanal ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les inscriptions des exposants et la commande du matériel prennent souvent plusieurs semaines.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché artisanal ?
- Prévois au moins 3 à 4 heures pour l’installation, davantage si les tentes, les stands et l’éclairage sont nombreux. Termine le plan et le tri du matériel la veille pour éviter de chercher les éléments pendant le montage.
- Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché artisanal ?
- Prévois un terminal de paiement testé 48 heures avant, une tablette ou un support adapté et suffisamment de monnaie pour l’ouverture. Garde aussi une solution de secours si la connexion ou l’alimentation électrique tombe en panne.
- Quand vérifier la météo pour un marché artisanal en extérieur ?
- Fais une première vérification à J-3, puis une dernière la veille et le matin même. À partir de ces prévisions, confirme les tentes, les lampes sur batterie, la protection du matériel et les horaires d’installation.
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