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Kunsthandwerksmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Kunsthandwerksmarkt-Checkliste entscheidet die Reihenfolge: Erst Ort, Genehmigungen und Standaufteilung klären, dann Aussteller, Programm und Ausstattung festlegen. Plane früh genug für Anmeldungen, Stromanschlüsse und Mietmaterial, denn kurzfristige Änderungen werden schnell teuer oder unpraktisch. In den letzten Tagen kommen Lageplan, Beschilderung, Kasse, Verpflegung und Wetterplanung dazu. So weiß am Aufbautag jeder, wo Marktstände, Kassentische und Vorführungen hingehören.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Marktaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Vorführungen bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Mietmaterial bestellen

  • Zahlungsart vorbereiten

  • Bargeldwechsel organisieren

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Infobrief für Aussteller erstellen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Material sortieren

    3 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitsroute freimachen

    2 Personen

  • Begrüßungsansage vorbereiten

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Vorführungen betreuen

    2 Personen

  • Fotomomente begleiten

  • Rundgang bei den Ausstellern

    2 Personen

  • Abendbeleuchtung einschalten

  • Letzte Bestellung ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Kasseinnahmen sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Standbetreiber über Fundstücke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 18
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 6
  • KassentischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 6
  • PräsentationswürfelAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 10
  • NamensschildhalterAnz. 22
  • KlebestreifenAnz. 4
  • Dekorative KörbeAnz. 10

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Handmegafon
  • Akku-LampenAnz. 8
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 16
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • SackkarrenAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlcontainerAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • TablettsAnz. 8

Catering

  • ServiettenhalterAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • KaffeefilterAnz. 100
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallgreiferAnz. 4

Tipps

  • Lege zuerst Datum, Ort und eine maßstäbliche Marktaufteilung fest. Markiere dabei Marktstände, Besucherwege, Sitzplätze, Kassentische und Stromanschlüsse, bevor du Aussteller verbindlich einteilst.
  • Schließe die Ausstelleranmeldungen nicht erst in der letzten Woche ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste fortlaufend und verschicke den Infobrief spätestens 7 Tage vor dem Markt mit Aufbauzeit, Standplatz, Zahlungsart und Ansprechpartner.
  • Bestelle Mietmaterial und technische Ausstattung mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Prüfe besonders Kartenterminals, Tablets, Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Akku-Lampen; fehlende Stromversorgung lässt sich am Veranstaltungstag kaum improvisieren.
  • Plane für jeden Programmpunkt eine feste Uhrzeit und bestätige Vorführungen spätestens 7 Tage vorher. Drucke den Lageplan und die Beschilderung mindestens 1 Tag vor dem Markt, damit am Aufbau nur noch verteilt und befestigt werden muss.
  • Bereite Kasse und Verpflegung am Vortag vor: Bargeldwechsel sortieren, Kartenterminals laden, Getränke kühlen und Snacks portionieren. Bei wechselhaftem Wetter solltest du Partyzelte, Akku-Lampen und trockene Aufbewahrungsboxen bereits am Morgen griffbereit haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunsthandwerksmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Ausstelleransprache. Mietmaterial, Standaufteilung und Programm sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt feststehen.
Was braucht man für einen Kunsthandwerksmarkt?
Du brauchst je nach Plan Marktstände, Tische, Klappstühle, Beschilderung, Lageplan, Kassen, Zahlungsgeräte und Stromzubehör. Für die Versorgung kommen Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und wiederverwendbare Gläser hinzu.
Wann sollte die Ausstellerliste fertig sein?
Setze einen Anmeldeschluss etwa 3 Wochen vor dem Markt und aktualisiere die Liste danach nur noch bei Änderungen. Den endgültigen Standplatz und die Aufbauinformationen sollten alle Aussteller spätestens 7 Tage vorher erhalten.
Wie viel Bargeld braucht man für die Kasse beim Kunsthandwerksmarkt?
Plane Wechselgeld für mindestens die ersten 3 bis 4 Verkaufsstunden ein und verteile es nach erwarteter Besucherzahl auf die Kassen. Prüfe zusätzlich 1 bis 2 Tage vorher Kartenterminals, Ladegeräte und die Bargeldaufbewahrung.

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