Ambachtelijke kerstmarkt organiseren: checklist

Een ambachtelijke kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen verkopers en kramen regelen. Leg eerst datum, tijden en kraamplaatsen vast en werk daarna naar een bevestigde verkopersindeling, duidelijke routes en een compleet draaiboek toe. Denk vroeg aan tenten, kerstverlichting, stroom en betaalmiddelen: juist die zaken worden vaak te laat gecontroleerd. Deze checklist bundelt 67 taken en 52 spullen, zodat je van de eerste uitnodiging tot de opbouw niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktdatum en tijden vastleggen
2 personen
Kraamplaatsen reserveren
2 personen
Ambachtelijke verkopers benaderen
2 personen
Aanmeldformulier voor verkopers maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopersindeling maken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Kerstverlichting reserveren
Tenten en kramen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Verkeers- en looproutes bepalen
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Menukaarten printen
Bewegwijzering printen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Verkopersinformatie versturen
Kassa- en betaalmiddelen controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Tafelnummers maken
Routeborden voorbereiden
Koelkasten en koelboxen reinigen
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Boodschappen voor verswaren doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
Kerstverlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamnummers plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Kramen verkoopklaar maken
6 personen
Toiletten controleren

Event

Welkom en bezoekers informeren
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Kassa beheren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoon en vrij houden
2 personen
Verlichting controleren
Voorraad controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Verlichting en decoratie verwijderen
4 personen
Meubilair terugbrengen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 48
Kerstbomenaantal 4
Kerstboomvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Schaaltjesaantal 24
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Contactgrillsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Kassaladesaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Buitenlampenaantal 8
LED-kaarsenaantal 36

Decoratie

Kerstballenaantal 120
Kerstguirlandesaantal 10
Kerstkransenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Prijskaartjesaantal 100
Menukaartenaantal 12
Kraamnummersaantal 12
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de verkopersindeling pas definitief nadat alle aanmeldingen binnen zijn. Bevestig elke standhouder daarna schriftelijk en stuur verkopersinformatie met aankomsttijd, standplaats, route en betaalafspraken.
Reserveer tenten, marktkramen en kerstverlichting vroeg genoeg om beschikbaarheid te controleren. Maak daarnaast een plattegrond waarop ook stroompunten, looproutes en verkeersroutes staan.
Controleer stroom niet alleen op aanwezigheid, maar ook op de aansluitpunten en kabellengte. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar voordat de opbouw begint, zodat bezoekers nergens over kunnen struikelen.
Bereken catering per onderdeel en verzamel dieetwensen al bij de aanmelding. Controleer vóór de markt of thermoskannen, warmhoudbakken, koelboxen en herbruikbare bekers in voldoende aantallen beschikbaar zijn.
Print prijskaartjes, menukaarten en bewegwijzering vóór de marktdag en maak een aparte set reserve-exemplaren. Plan vrijwilligers voor opbouw, ontvangst, catering, betalingsvragen en opruimen; één persoon kan niet alle posten tegelijk bemannen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een ambachtelijke kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, tijden, kraamplaatsen en het benaderen van ambachtelijke verkopers. Reserveer tenten, kramen, kerstverlichting en eventuele catering zodra de omvang van de markt duidelijk is.
Hoeveel verkopers passen er op een ambachtelijke kerstmarkt?: Dat hangt af van het aantal beschikbare kraamplaatsen en de ruimte voor looproutes, maar leg het aantal vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Houd naast elke kraam voldoende doorgang vrij en maak de definitieve indeling pas nadat de aanmeldtermijn is gesloten.
Wanneer moet ik de stroom en verlichting voor de kerstmarkt controleren?: Controleer stroompunten en de benodigde kabellengtes uiterlijk 1 tot 2 weken vóór de markt. Test op de opbouwdag de aansluitingen, verdeel stekkerdozen veilig en werk kabels direct weg met kabelgoten.
Wat moet ik op de dag van een ambachtelijke kerstmarkt klaarzetten?: Zorg vóór opening voor kramen, tenten, tafels, stoelen, kerstbomen, verlichting, bewegwijzering en betaalmiddelen. Zet cateringmateriaal zoals koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en warmhoudbakken minimaal 1 uur voor bezoekers klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.