Checklist para organizar un mercado navideño artesanal
Organizar un mercado navideño artesanal requiere coordinar vendedores, puestos, circulación y servicios con bastante antelación. Empieza fijando la fecha y el horario, y deja cerrados los proveedores antes de publicar la convocatoria. Después tendrás que ordenar las inscripciones, distribuir los puestos, calcular el catering y preparar pagos, carteles y voluntarios. Esta checklist reúne 67 tareas y 52 materiales para que no llegues al montaje sin luces, alargadores o información para los vendedores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y los horarios del mercado
2 personas
Reservar puestos de feria
2 personas
Contactar a vendedores artesanales
2 personas
Crear formulario de inscripción para vendedores
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución de vendedores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar luces navideñas
Reservar carpas y puestos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Determinar las rutas de tráfico y peatonales
2 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Imprimir menús
Imprimir señalización
Programar voluntarios
2 personas
Enviar información a los vendedores
Comprobar la caja y los medios de pago
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Crear números de mesa
Preparar señales de ruta
Limpiar neveras y neveras portátiles
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar los árboles de Navidad
3 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente y los cables
2 personas
Colgar las luces de Navidad
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los números de puesto
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Dejar los puestos listos para la venta
6 personas
Comprobar los baños
Evento
Dar la bienvenida e informar a los visitantes
2 personas
Servir el catering
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Gestionar la caja registradora
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias y despejadas
2 personas
Comprobar la iluminación
Comprobar el inventario
Apoyar a los expositores
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Retirar la iluminación y la decoración
4 personas
Devolver el mobiliario
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas altascant. 8
- Mesas de cervezacant. 10
- Sillas plegablescant. 48
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bases para árboles de Navidadcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 120
- Bandejascant. 120
- Platoscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Tijerascant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cuencoscant. 24
- Bandejas de serviciocant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Parrillas de contactocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Bandejas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas de exteriorcant. 8
- Velas LEDcant. 36
Decoración
- Bolas de Navidadcant. 120
- Guirnaldas navideñascant. 10
- Coronas navideñascant. 6
- Mantelescant. 16
- Etiquetas de preciocant. 100
- Cartas del menúcant. 12
- Números de puestocant. 12
- Señales de rutacant. 10
- Carteles direccionalescant. 12
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y las reservas de carpas y puestos antes de abrir las inscripciones. Si aún no sabes cuántos espacios tendrás, no publiques un formulario con plazas que luego debas cambiar.
- Envía a cada vendedor su ubicación, horario de llegada, medidas del puesto y acceso a electricidad al menos 7 días antes. Incluye también las rutas de tráfico y peatonales para evitar atascos durante el montaje.
- Comprueba la electricidad en el plano, no solo el día del evento. Cuenta máquinas de café, teteras, parrillas de contacto y luces, y prepara cables alargadores, regletas y canaletas para que ningún cable cruce una zona de paso.
- Calcula el catering por franjas horarias y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Deja listas las tazas, vasos reutilizables, platos, cubiertos, termos y bandejas para mantener la comida caliente antes del montaje.
- Imprime etiquetas de precios, menús y señalización varios días antes, y revisa la caja y los medios de pago la víspera. Reserva un margen de 30 minutos para comprobar decoración, árboles de Navidad, luces y materiales de cada puesto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño artesanal?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el espacio, las carpas, los puestos y las luces; después abre las inscripciones y deja cerrada la distribución de vendedores al menos 7 días antes.
- ¿Qué debe incluir el formulario para vendedores?
- Incluye datos de contacto, tipo de productos, necesidades de mesa o carpa, consumo eléctrico y preferencias de ubicación. Añade las preferencias dietéticas si los vendedores recibirán catering y fija una fecha límite de respuesta de 2 a 3 semanas antes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?
- Como punto de partida, programa 1 voluntario por cada 20 a 30 asistentes previstos, además de una persona responsable del montaje y otra de los vendedores. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir entradas, circulación, pagos y reposición sin dejar puestos sin apoyo.
- ¿Cuándo hay que revisar la electricidad y los alargadores?
- Haz una primera comprobación al crear el plano y una revisión final 24 horas antes. Verifica cada punto de electricidad, calcula las conexiones de máquinas y luces, y coloca las canaletas antes de abrir al público.
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