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Checklist pour organiser un marché de Noël artisanal

Un marché de Noël artisanal demande une préparation suivie, surtout pour coordonner les exposants, les stands et l’accueil du public. Cette checklist rassemble 67 tâches et 52 équipements, dans l’ordre où vous pouvez les traiter. Commencez par fixer la date, les horaires et le plan des emplacements, puis avancez vers les inscriptions, la restauration, l’électricité et la signalétique. Les dernières vérifications concernent la caisse, les paiements, les bénévoles et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires du marché

    2 personnes

  • Réserver les emplacements des stands

    2 personnes

  • Contacter les artisans vendeurs

    2 personnes

  • Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l'annonce en ligne

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les vendeurs

    2 personnes

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Réserver les décorations de Noël

  • Réserver des tentes et des stands

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Créer le plan du marché

    2 personnes

  • Définir les itinéraires de circulation et de passage

    2 personnes

  • Préparer les étiquettes de prix

    2 personnes

  • Imprimer les menus

  • Imprimer la signalisation

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux vendeurs

  • Vérifier la caisse et les moyens de paiement

    2 personnes

  • Acheter des produits longue conservation

    2 personnes

  • Vérifier la décoration

    2 personnes

  • Créer des numéros de table

  • Préparer les panneaux de direction

  • Nettoyer les réfrigérateurs et les glacières

    2 personnes

  • Trier les décorations de Noël

    2 personnes

  • Faire les courses pour les produits frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer les sapins de Noël

    3 personnes

  • Monter les stands et les tentes

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Brancher l'électricité et les câbles

    2 personnes

  • Installer les lumières de Noël

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer les numéros de stand

    2 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer la caisse et la monnaie

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Préparer les stands pour la vente

    6 personnes

  • Vérifier les toilettes

Événement

  • Accueillir et informer les visiteurs

    2 personnes

  • Servir le service traiteur

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Gérer la caisse

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Garder les tables propres et dégagées

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

  • Vérifier les stocks

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs à la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Démonter les stands et les tentes

    6 personnes

  • Retirer l’éclairage et la décoration

    4 personnes

  • Ramener le mobilier

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 12
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables hautesqté 8
  • Tables de bièreqté 10
  • Chaises pliantesqté 48
  • Sapins de Noëlqté 4
  • Pieds de sapin de Noëlqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Tasses à caféqté 120
  • Plateauxqté 120
  • Assiettesqté 180
  • Fourchettesqté 180
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 120
  • Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 8
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 4
  • Ciseauxqté 6
  • Saladiersqté 6
  • Petits bolsqté 24
  • Plateaux de serviceqté 12

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Grills de contactqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Goulottes de câblesqté 12
  • Tiroirs-caissesqté 2
  • Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lampes d'extérieurqté 8
  • Bougies LEDqté 36

Décoration

  • Boules de Noëlqté 120
  • Guirlandes de Noëlqté 10
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Nappesqté 16
  • Étiquettes de prixqté 100
  • Cartes de menuqté 12
  • Numéros des standsqté 12
  • Panneaux de directionqté 10
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Poteaux de balisageqté 12
  • Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Sets de balaiqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et les horaires avant de contacter les artisans : prévoyez aussi une heure d’arrivée pour les exposants et un créneau de démontage distinct de l’ouverture au public.
  • Demandez les besoins électriques et alimentaires dans le formulaire d’inscription. Regroupez ensuite les vendeurs selon leurs contraintes avant de confirmer les emplacements.
  • Dessinez le plan du marché avant de réserver définitivement les tentes et les stands. Laissez des passages suffisamment larges et indiquez les points d’alimentation pour éviter les rallonges qui traversent les zones de circulation.
  • Préparez la signalétique, les menus et les étiquettes de prix au moins 7 jours avant le marché. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui s’abîment ou se perdent.
  • Faites l’inventaire du matériel 48 heures avant l’installation : stands, tables, chaises, gobelets réutilisables, thermos, machines à café, rallonges et goulottes de câbles sont souvent oubliés au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël artisanal ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les emplacements, les exposants, les tentes et les décorations doivent être confirmés avant de lancer la communication au public.
Combien d’exposants prévoir pour un marché de Noël artisanal ?
Le nombre dépend de la place disponible et de la largeur des passages, mais définissez-le avant les inscriptions. Prévoyez une marge de 5 à 10 % pour ajuster le plan en cas de désistement ou de besoin particulier.
Quand confirmer les artisans participants ?
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et envoyez la confirmation finale 3 à 4 semaines avant le marché. Demandez à ce moment-là les besoins électriques, alimentaires et les horaires d’arrivée.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?
Finalisez la liste du matériel au moins 2 semaines avant, puis faites un contrôle complet 48 heures avant l’installation. Les menus, prix, plans, flèches et consignes doivent être imprimés au plus tard 7 jours avant l’événement.

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