Zo organiseer je een amateurvoorstelling

Begin met de datum en locatie en werk daarna van inhoud naar uitvoering. Leg eerst het voorstellingsprogramma en repetitieschema vast, zodat kaartverkoop, publieksinformatie en techniek daarop aansluiten. Plan vervolgens de productie: controleer kostuums, rekwisieten, decorstukken en teksten en bepaal wat op de speeldag klaar moet staan. Reserveer tijd voor een technische doorloop en richt de publieksruimte pas in nadat stoelen, tafels en catering definitief zijn afgestemd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Voorstellingsprogramma vastleggen
3 personen
3
Repetitieschema opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Online kaartverkoop openen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Publieksinformatie versturen
2 personen
9
Programmaboekje opmaken
10
Programmaboekjes drukken
2 personen
11
Reservering stoelen controleren
12
Catering bestellen
2 personen
13
Techniekbehoefte controleren
2 personen
14
Decorstukken inventariseren
2 personen
15
Kostuums controleren
2 personen
16
Rekwisieten controleren
2 personen
17
Teksten en draaiboeken kopiëren
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Kostuums klaarleggen
3 personen
21
Rekwisieten verpakken
2 personen
22
Decorstukken transporteren
4 personen
23
Publieksruimte voorbereiden
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Decor opbouwen
4 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
30
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
31
Kabels veilig afplakken
2 personen
32
Techniek uitvoerig testen
3 personen
33
Catering koelen
2 personen
34
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
37
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
38
Kassatafel inrichten
2 personen
39
Kleedkamers inrichten
3 personen
40
Kostuums verdelen
3 personen
41
Rekwisieten per scène klaarzetten
2 personen
42
Laatste decorcontrole uitvoeren
3 personen
43
Lichtstanden instellen
2 personen
44
Microfoons testen
2 personen
45
Acteurs laten omkleden
4 personen
46
Acteurs laten inspelen
4 personen

Event

47
Publieksruimte openen
3 personen
48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Kaarten controleren
2 personen
50
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
51
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
52
Voorstelling openen
53
Voorstelling uitvoeren
12 personen
54
Licht en geluid bedienen
2 personen
55
Rekwisieten wisselen
3 personen
56
Pauze aankondigen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Dranken serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Publiek opnieuw plaatsen
3 personen
61
Voorstelling afsluiten
2 personen
62
Acteurs laten buigen
12 personen
63
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
64
Nazit ontvangen
4 personen
65
Hapjes aanvullen
2 personen
66
Dranken bijvullen
2 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

69
Catering opruimen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
2 personen
72
Publieksruimte opruimen
4 personen
73
Stoelen stapelen
3 personen
74
Tafels inklappen
3 personen
75
Decor afbreken
4 personen
76
Rekwisieten sorteren
2 personen
77
Kostuums verzamelen
3 personen
78
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
79
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
80
Kabels oprollen
2 personen
81
Vloer en foyer schoonmaken
3 personen
82
Toiletten schoonmaken
2 personen
83
Verloren voorwerpen verzamelen
84
Locatie afsluiten
2 personen
85
Materialen terugbrengen
3 personen
86
Apparatuur retourneren
2 personen
87
Kostuums wassen
2 personen
88
Decorstukken opslaan
3 personen
89
Kas en bonnetjes verwerken
2 personen
90
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 120
Kledingrekkenaantal 4
Klapbare kamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Krukken voor techniekaantal 3

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 8
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
Kassabox
Pinautomaat
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
LED-lampenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Gordijnenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Touwaantal 2
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Prikbordenaantal 2
Krijtstiftenaantal 6
A4-papieraantal 500
Pennenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schalenaantal 12
Kannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Kurkentrekkersaantal 2
Maatbekersaantal 2
IJslepelsaantal 2
Folieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Open de online kaartverkoop pas nadat het programma, de aanvangstijd en de stoelreservering zijn gecontroleerd. Stuur publieksinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de voorstelling, inclusief route, aanvang en eventuele dieet- of cateringinformatie.
Plan naast de gewone repetities minstens 1 technisch moment voor microfoons, luidsprekers, mengpaneel en theaterspots. Test verlengkabels, stekkerdozen en audiokabels op hun uiteindelijke plek, niet alleen in een lege zaal.
Maak per scène of optreden een aparte verpakking voor rekwisieten en noteer wie die beheert. Leg kostuums, teksten en draaiboeken ten minste 2 uur voor aanvang klaar, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden opgehaald.
Controleer de publieksruimte op looproutes voordat je klaptafels en klapstoelen opstelt. Houd ook plaats voor kledingrekken, afvalbakken en kabelgoten; die worden vaak pas opgemerkt wanneer het publiek al binnenkomt.
Tel programmaboekjes, servies en catering op basis van het aantal aanmeldingen en voeg een kleine reserve toe. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en bevestig de bestelling daarna, zodat last-minute wijzigingen beperkt blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een amateurvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en repetitieschema. Open de kaartverkoop zodra de basisinformatie vaststaat en plan de technische controle uiterlijk 1 week voor de voorstelling.
Wanneer moet ik de kaartverkoop voor een amateurvoorstelling openen?: Open de online kaartverkoop meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling, nadat programma, capaciteit en stoelreservering zijn gecontroleerd. Zo houd je nog tijd over om aanmeldingen te verwerken en publieksinformatie te versturen.
Wanneer regel je techniek voor een amateurvoorstelling?: Controleer de techniek 2 tot 3 weken vooraf en test alles opnieuw tijdens een technische doorloop. Reserveer op de speeldag minstens 2 uur voor het aansluiten en testen van microfoons, luidsprekers, mengpaneel en verlichting.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Reken voor een middelgrote amateurvoorstelling op minimaal 2 uur voor publieksruimte, tafels, stoelen, decor en kabels. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een laatste controle van kostuums, rekwisieten en publieksinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.