Organiser une représentation amateur, étape par étape

Une représentation amateur se prépare d’abord sur le papier, puis en répétition et enfin dans la salle. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe le programme avant d’ouvrir la billetterie. Les dernières semaines servent à coordonner les participants, les besoins alimentaires, le matériel technique, les costumes et les accessoires. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les chaises, les tables, la lumière et les espaces de changement avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme des spectacles
3 personnes
3
Établir le planning des répétitions
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir la billetterie en ligne
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations au public
2 personnes
9
Mettre en page le programme
10
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
11
Vérifier la réservation des chaises
12
Commander le catering
2 personnes
13
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
14
Inventorier les éléments de décor
2 personnes
15
Vérifier les costumes
2 personnes
16
Vérifier les accessoires
2 personnes
17
Copier les textes et les déroulés
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Préparer les costumes
3 personnes
21
Emballer les accessoires
2 personnes
22
Transporter les éléments de décor
4 personnes
23
Préparer l'espace public
3 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Monter la décoration
4 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Installer le matériel sonore
3 personnes
31
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
32
Tester la technique en détail
3 personnes
33
Refroidir le catering
2 personnes
34
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
37
Préparer les livrets de programme
2 personnes
38
Installer le comptoir de caisse
2 personnes
39
Aménager les vestiaires
3 personnes
40
Répartir les costumes
3 personnes
41
Préparer les accessoires par scène
2 personnes
42
Effectuer le contrôle final de la décoration
3 personnes
43
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
44
Tester les microphones
2 personnes
45
Faire changer les acteurs
4 personnes
46
Faire jouer les acteurs
4 personnes

Événement

47
Ouvrir la salle au public
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Contrôler les billets
2 personnes
50
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
51
Guider le public vers les places
3 personnes
52
Ouvrir la représentation
53
Présenter le spectacle
12 personnes
54
Gérer la lumière et le son
2 personnes
55
Changer les accessoires
3 personnes
56
Annoncer la pause
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Servir les boissons
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Réinstaller le public
3 personnes
61
Clore la représentation
2 personnes
62
Faire saluer les acteurs
12 personnes
63
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
64
Accueillir les invités de l’après-soirée
4 personnes
65
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
66
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

69
Ranger le service traiteur
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
2 personnes
72
Ranger l’espace public
4 personnes
73
Empiler les chaises
3 personnes
74
Replier les tables
3 personnes
75
Démonter le décor
4 personnes
76
Trier les accessoires
2 personnes
77
Rassembler les costumes
3 personnes
78
Éteindre l'éclairage
2 personnes
79
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
80
Enrouler les câbles
2 personnes
81
Nettoyer le sol et le foyer
3 personnes
82
Nettoyer les toilettes
2 personnes
83
Rassembler les objets perdus
84
Fermer le lieu
2 personnes
85
Rapporter le matériel
3 personnes
86
Retourner le matériel
2 personnes
87
Laver les costumes
2 personnes
88
Ranger les éléments de décor
3 personnes
89
Traiter la caisse et les reçus
2 personnes
90
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 120
Portants à vêtementsqté 4
Paravents pliantsqté 4
Poubellesqté 8
Tabourets pour la techniqueqté 3

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 8
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24
Caisse
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes LEDqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Décoration

Bâche de fondqté 2
Rideauxqté 4
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Guirlandes en papierqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 4
Cordeqté 2
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Flèches de signalisationqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux d’affichageqté 2
Marqueurs craieqté 6
Papier A4qté 500
Stylosqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Saladiersqté 12
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Nappesqté 8
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 2
Verres doseursqté 2
Cuillères à glaceqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique la durée de chaque spectacle, les entractes et l’heure d’arrivée des participants. Garde une marge d’au moins 15 minutes pour les changements de décor ou de costumes.
Établis le planning des répétitions dès que la date est confirmée. Prévois une répétition complète au moins 7 jours avant la représentation, puis une vérification technique séparée pour les micros, haut-parleurs, câbles et projecteurs.
N’attends pas la dernière semaine pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Fais un point à J-14, puis transmets le nombre final de repas au traiteur au plus tard à J-5.
Prépare les costumes et les accessoires par spectacle, dans des contenants ou portants clairement identifiés. Vérifie chaque liste avec les textes et les déroulés imprimés avant de transporter les éléments de décor.
Réserve le temps d’installation comme une vraie étape du planning : compte au moins 2 heures pour les chaises, tables, décor, éclairage et son dans une salle non préparée. Teste chaque multiprise et chaque rallonge avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une représentation amateur ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières semaines servent à confirmer le lieu, le programme et les répétitions ; les 2 dernières sont consacrées aux inscriptions, au matériel et aux vérifications finales.
Quand ouvrir la billetterie pour une représentation amateur ?: Ouvre-la environ 4 à 6 semaines avant la représentation, une fois le programme et le lieu confirmés. Arrête les inscriptions 5 à 7 jours avant si le catering et la capacité de la salle doivent être ajustés.
Quand faire la répétition générale ?: Organise la répétition générale entre J-7 et J-3. Elle doit reprendre l’ordre complet du programme, les entrées, les changements de décor, les costumes, les accessoires et les annonces au micro.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réserve au moins 2 heures pour une salle vide et 3 heures si le décor, l’éclairage ou la sonorisation sont complexes. Termine les tests techniques au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

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