Amateurvorstellung organisieren: Schritt für Schritt

Bei einer Amateurvorstellung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch die Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst stehen Termin, Ort, Stücke und Probenplan fest; danach folgen Einladungen, Tickets und Publikumsinformationen. Technik, Kostüme und Requisiten prüfst du frühzeitig und nicht erst am Aufführungstag. Plane außerdem Zeit für Sitzplätze, Catering, Programmhefte und den Aufbau von Bühne und Zuschauerbereich ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Aufführungsprogramm festlegen
3 Personen
3
Probenplan erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Online-Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Publikumsinformationen versenden
2 Personen
9
Programmheft gestalten
10
Programmhefte drucken
2 Personen
11
Sitzplatzreservierung prüfen
12
Catering bestellen
2 Personen
13
Technikbedarf prüfen
2 Personen
14
Dekorationselemente inventarisieren
2 Personen
15
Kostüme prüfen
2 Personen
16
Requisiten kontrollieren
2 Personen
17
Texte und Ablaufpläne kopieren
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Kostüme bereitlegen
3 Personen
21
Requisiten verpacken
2 Personen
22
Dekorationsteile transportieren
4 Personen
23
Publikumsbereich vorbereiten
3 Personen
24
Tische aufstellen
3 Personen
25
Stühle aufstellen
4 Personen
26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
27
Dekor aufbauen
4 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
30
Tonanlage aufbauen
3 Personen
31
Kabel sicher abkleben
2 Personen
32
Technik ausführlich testen
3 Personen
33
Catering kühlen
2 Personen
34
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
37
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
38
Kassentisch einrichten
2 Personen
39
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
40
Kostüme verteilen
3 Personen
41
Requisiten pro Szene bereitstellen
2 Personen
42
Letzte Dekorationskontrolle durchführen
3 Personen
43
Lichtstufen einstellen
2 Personen
44
Mikrofone testen
2 Personen
45
Schauspieler zum Umziehen schicken
4 Personen
46
Schauspieler Probespielen lassen
4 Personen

Event

47
Publikumsbereich öffnen
3 Personen
48
Besucher empfangen
4 Personen
49
Karten kontrollieren
2 Personen
50
Programmhefte verteilen
2 Personen
51
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
52
Vorstellung eröffnen
53
Vorstellung durchführen
12 Personen
54
Licht und Ton bedienen
2 Personen
55
Requisiten austauschen
3 Personen
56
Pause ankündigen
57
Snacks servieren
4 Personen
58
Getränke servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Publikum neu platzieren
3 Personen
61
Vorstellung beenden
2 Personen
62
Schauspieler verbeugen lassen
12 Personen
63
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
64
Afterparty empfangen
4 Personen
65
Snacks auffüllen
2 Personen
66
Getränke nachfüllen
2 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Catering aufräumen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall sammeln
2 Personen
72
Publikumsbereich aufräumen
4 Personen
73
Stühle stapeln
3 Personen
74
Tische zusammenklappen
3 Personen
75
Deko abbauen
4 Personen
76
Requisiten sortieren
2 Personen
77
Kostüme einsammeln
3 Personen
78
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
79
Tonanlage abbauen
3 Personen
80
Kabel aufrollen
2 Personen
81
Boden und Foyer reinigen
3 Personen
82
Toiletten reinigen
2 Personen
83
Fundsachen sammeln
84
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
85
Materialien zurückbringen
3 Personen
86
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
87
Kostüme waschen
2 Personen
88
Dekorationsstücke einlagern
3 Personen
89
Kasse und Belege abrechnen
2 Personen
90
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 120
KleiderständerAnz. 4
Faltbare RaumteilerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Hocker für TechnikAnz. 3

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 8
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24
Kassabox
Geldautomat
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
LED-LampenAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
VorhängeAnz. 4
DekorplattenAnz. 6
KunstpflanzenAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
SeilAnz. 2
NamensschilderAnz. 30
BadgehalterAnz. 30
HinweispfeileAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
PinnwändeAnz. 2
KreidestifteAnz. 6
A4-PapierAnz. 500
StifteAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
SchüsselnAnz. 12
KannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
KorkenzieherAnz. 2
MessbecherAnz. 2
EislöffelAnz. 2
FolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 3

Tipps

Lege Programm und Probenplan spätestens mehrere Wochen vor der Aufführung fest. So erkennst du früh, ob einzelne Rollen, Kostüme oder Requisiten fehlen und kannst Nachproben einplanen.
Starte den Online-Ticketverkauf erst, wenn Termin, Ort und Sitzplatzregelung geklärt sind. Verschicke die Publikumsinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Vorstellung und erfasse dabei auch Ernährungswünsche.
Prüfe Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Audiokabel und Verlängerungskabel mindestens 7 Tage vorher gemeinsam mit der Person, die die Technik bedient. Ein kurzer Testlauf verhindert, dass am Veranstaltungstag Kabel oder Anschlüsse fehlen.
Packe Kostüme und Requisiten nach Szenen getrennt und beschrifte die Pakete. Texte und Ablaufpläne solltest du für alle beteiligten Personen kopieren, bevor der Aufbau beginnt.
Plane für den Aufbau des Publikumsbereichs mindestens 2 Stunden ein. Stelle Klapptische und Klappstühle zuerst nach Sitzplan auf, richte danach Garderobe, Catering, Dekoration und die Wege für Kabel und Publikum ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Amateurvorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Programm, Proben, Tickets, Technik, Catering, Kostüme und Requisiten noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Amateurvorstellung starten?: Öffne den Online-Ticketverkauf, sobald Datum, Ort, Programm und Sitzplatzregelung feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vor der Vorstellung. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig und gleiche sie mit der verfügbaren Bestuhlung ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Amateurvorstellung?: Rechne für Zuschauerbereich, Tische, Stühle, Technik, Beleuchtung, Dekoration und Catering mit mindestens 2 Stunden. Für einen ersten vollständigen Technik- und Ablaufcheck solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten vor Einlass reservieren.
Wann prüft man Kostüme und Requisiten?: Kontrolliere beides spätestens 7 Tage vor der Aufführung und verpacke die benötigten Teile anschließend nach Szenen. Am Vortag legst du die Kostüme bereit und stellst sicher, dass jedes Requisit am richtigen Platz liegt.

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