Cómo organizar una actuación amateur sin perder el control

Una actuación amateur sale bien cuando el trabajo se ordena por fases: primero se cierran la fecha, el lugar y el programa; después se coordinan ensayos, entradas y necesidades técnicas. En la última semana, el riesgo está en los detalles que suelen llegar tarde: guiones, vestuario, atrezzo, catering, sillas y cables. Este plan te ayuda a pasar de la idea al montaje del público con una secuencia clara y comprobaciones concretas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Fijar el programa de la función
3 personas
3
Elaborar el horario de ensayos
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir la venta de entradas online
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar información al público
2 personas
9
Maquetar el programa
10
Imprimir los folletos del programa
2 personas
11
Comprobar la reserva de sillas
12
Pedir el catering
2 personas
13
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
14
Inventariar los elementos decorativos
2 personas
15
Comprobar los disfraces
2 personas
16
Comprobar los atrezos
2 personas
17
Copiar los textos y los guiones
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Preparar los disfraces
3 personas
21
Empaquetar utilería
2 personas
22
Transportar las piezas de decoración
4 personas
23
Preparar la zona para el público
3 personas
24
Montar mesas
3 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Montar la mesa de recepción
2 personas
27
Montar la decoración
4 personas
28
Colgar la decoración
2 personas
29
Colocar el equipo de iluminación
3 personas
30
Colocar el equipo de sonido
3 personas
31
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
32
Probar la técnica a fondo
3 personas
33
Refrigerar el catering
2 personas
34
Montar el punto de café y té
2 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
37
Dejar listos los programas
2 personas
38
Montar la mesa de caja
2 personas
39
Preparar los vestuarios
3 personas
40
Distribuir los disfraces
3 personas
41
Preparar el atrezzo por escena
2 personas
42
Realizar la última revisión de la decoración
3 personas
43
Configurar niveles de luz
2 personas
44
Probar los micrófonos
2 personas
45
Ayudar a los actores a cambiarse
4 personas
46
Hacer improvisar a los actores
4 personas

Evento

47
Abrir la zona del público
3 personas
48
Recibir a los visitantes
4 personas
49
Comprobar los mapas
2 personas
50
Repartir los programas
2 personas
51
Guiar al público a sus asientos
3 personas
52
Abrir la presentación
53
Realizar la presentación
12 personas
54
Manejar luces y sonido
2 personas
55
Cambiar los atrezos
3 personas
56
Anunciar el descanso
57
Servir aperitivos
4 personas
58
Servir las bebidas
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Reubicar al público
3 personas
61
Cerrar el espectáculo
2 personas
62
Hacer que los actores saluden
12 personas
63
Guiar al público hacia la salida
3 personas
64
Recibir a los asistentes después
4 personas
65
Reponer los aperitivos
2 personas
66
Rellenar las bebidas
2 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

69
Recoger el catering
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
2 personas
72
Recoger el espacio para el público
4 personas
73
Apilar las sillas
3 personas
74
Plegar las mesas
3 personas
75
Desmontar la decoración
4 personas
76
Clasificar los accesorios
2 personas
77
Reunir los trajes
3 personas
78
Apagar la iluminación
2 personas
79
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
80
Enrollar cables
2 personas
81
Limpiar el suelo y el foyer
3 personas
82
Limpiar los baños
2 personas
83
Recoger objetos perdidos
84
Cerrar el recinto
2 personas
85
Devolver los materiales
3 personas
86
Devolver el equipo
2 personas
87
Lavar los disfraces
2 personas
88
Guardar los elementos de decoración
3 personas
89
Gestionar caja y recibos
2 personas
90
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 120
Percheroscant. 4
Biombos plegablescant. 4
Papeleracant. 8
Taburetes para técnicacant. 3

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 8
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Caja registradora
Cajero automático
Baterías externascant. 4
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Focos de teatrocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Lámparas LEDcant. 8
Canaletas para cablescant. 12

Decoración

Lona de fondocant. 2
Cortinascant. 4
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Paños decorativoscant. 6
Guirnaldas de papelcant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Cuerdacant. 2
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30
Flechas para señalizacióncant. 12
Paneles informativoscant. 6
Tableros de corchocant. 2
Rotuladores de tizacant. 6
Papel A4cant. 500
Bolígrafoscant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Bandejascant. 12
Jarrascant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2
Mantelescant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Sacacorchoscant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cucharillas para heladocant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y el programa antes de abrir las inscripciones o vender entradas. Deja al menos 2 semanas entre el cierre del programa y la función para poder ajustar ensayos y comunicación.
Prepara el horario de ensayos por escenas y participantes, no solo por días. Reserva una sesión completa, de 2 a 3 horas, para probar entradas, salidas, micrófonos, focos y cambios de vestuario.
Haz una prueba técnica en el lugar al menos 7 días antes. Comprueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables alargadores, regletas y focos; marca los cables que crucen zonas de paso.
Cierra las necesidades del público y del catering 5 días antes. En ese momento confirma preferencias dietéticas, cantidad de sillas, mesas, vasos, tazas, platos y cubiertos, y envía al público la información práctica.
Prepara una caja o bolsa por función con copias de textos y guiones, atrezzo y accesorios de vestuario. Haz el inventario 48 horas antes y transporta decoración, biombos, percheros y material técnico en bultos identificados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una actuación amateur?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varias personas y hay venta de entradas. Cierra fecha, ubicación y programa durante la primera semana, y reserva las 2 últimas semanas para ensayos, comunicación y comprobaciones.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas para una actuación amateur?: Ábrela entre 3 y 4 semanas antes, cuando el programa, el horario y el lugar ya estén confirmados. Envía la información práctica al público al menos 7 días antes de la función.
¿Cuándo se hace la prueba técnica de una actuación?: Haz una prueba en el espacio 7 días antes y otra comprobación breve el mismo día, antes de que llegue el público. Calcula entre 60 y 90 minutos para revisar sonido, iluminación, conexiones y recorridos de cables.
¿Cuándo hay que preparar el vestuario y el atrezzo?: Haz el primer inventario 7 días antes y deja preparados los conjuntos y paquetes 48 horas antes. Copia también los textos y guiones con 2 ejemplares de reserva por grupo o escena.

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