Boodschappenlijst voor een alumniavond
Voor een alumniavond heb je meer nodig dan alleen koffie en stoelen. Richt de ontvangst in met een registratietafel, naamkaartjes en een deelnemerslijst, en zorg dat buffet, garderobe en presentatie direct kunnen starten. Stem aantallen af op het aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen. De volledige lijst hieronder helpt je om servies, keukenmateriaal en apparatuur op tijd te verzamelen, zodat je op de avond zelf niet misgrijpt.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Statafelsaantal 6
- Garderoberekaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertraysaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Scharenaantal 3
- Maatbekersaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 5
- Opladersaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 75
- Tafelkleedjesaantal 10
- Ballonnenaantal 80
- Ballonlintaantal 2
- Slingersaantal 8
- Vaasjesaantal 10
- Tafelbordjesaantal 8
- Pennenaantal 20
- Inschrijfformulierenaantal 80
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- LED-kaarsenaantal 30
- Batterijenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Vuilniszakhoudersaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee assortiment - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 8 stuks
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Ginger ale - 3 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Jus d'orange - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 72 flesjes
- Rosé - 10 flessen
- Witte wijn - 10 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 10 kilogram
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini broodjes - 100 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Beenham - 1,5 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilogram
- Hummus - 1,5 kilogram
- Pesto - 4 potjes
- Komkommer - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 6 zakken
- Paprika - 12 stuks
- Rode ui - 1 kilogram
- Olijven - 6 potten
- Augurken - 4 potten
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Meloen - 4 stuks
- Aardbeien - 3 kilogram
- Notenmix - 2 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute stengels - 4 zakken
- Borrelnootjes - 4 zakken
- Crackers - 8 pakken
- Toastjes - 8 pakken
- Kruidenroomkaas - 1 kilogram
- Bruschetta - 80 stuks
- Mini quiches - 80 stuks
- Groenteloempia's - 80 stuks
- Falafelballetjes - 80 stuks
- Satésaus - 2 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Basilicum - 4 bakjes
- Munt - 3 bosjes
- Brownies - 80 stuks
- Mini muffins - 80 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Slagroom - 6 spuitbussen
- Chocolade - 2 kilogram
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Papieren servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoekjes - 6 pakken
Tips
- Tel servies en glazen op basis van het definitieve aantal gasten en voeg minimaal 10% reserve toe. Bij 80 deelnemers leg je bijvoorbeeld 88 borden, glazen en besteksets klaar.
- Plan voor koffie en thee minstens één koffiezetapparaat of waterkoker per 30 tot 40 gasten. Gebruik thermoskannen, zodat de ontvangst niet stilvalt wanneer een apparaat opnieuw moet worden gevuld.
- Zet de registratietafel minimaal 30 minuten vóór de inloop klaar met de deelnemerslijst, naamkaartjes en schrijfmateriaal. Leg de naamkaartjes alfabetisch of op achternaam gesorteerd neer.
- Controleer het buffet één dag vooraf op serveerschalen, serveertrays, opscheplepels en serveertangen. Deze spullen worden vaak vergeten omdat ze niet bij de boodschappen voor eten en drinken staan.
- Test de beamer en presentatie uiterlijk op de dag vóór de alumniavond met de bestanden die je daadwerkelijk gebruikt. Neem een reservekabel en een lokale kopie van de presentatie mee als de locatie dat toestaat.
Veelgestelde vragen
- Wat heb ik nodig voor een alumniavond met 50 personen?
- Reken op minimaal 55 dinerborden, dessertborden, waterglazen en besteksets als je 10% reserve aanhoudt. Voor de ontvangst heb je daarnaast een registratietafel, naamkaartjes, deelnemerslijst en een garderobevoorziening nodig. Stem koffie, thee, servies en buffetmateriaal af op het definitieve aantal aanmeldingen.
- Hoeveel glazen heb ik nodig voor een alumniavond?
- Gebruik als basis één waterglas en één wijnglas per gast, plus 10% reserve. Voor 60 deelnemers betekent dat 66 waterglazen en 66 wijnglazen. Plan extra glazen als gasten gedurende meerdere uren blijven en afwas tussendoor niet mogelijk is.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een alumniavond doen?
- Haal houdbare producten en controleer servies en apparatuur uiterlijk één dag vooraf. Koop verse producten op de dag zelf en bevestig leveringen vóór de laatste herinnering aan deelnemers. Controleer de boodschappenlijst nog één keer zodra de aanmeldingen en dieetwensen definitief zijn.
- Hoeveel koffie heb ik nodig voor een alumniavond?
- Reken voor de eerste twee uur op ongeveer twee koppen koffie per persoon. Voor 50 gasten zijn dat circa 100 koppen; neem extra koffie, water, koffiekopjes, koffielepels en thermoskannen mee als de avond langer duurt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!