Que faut-il prévoir pour une soirée des alumni ?

Pour une soirée des alumni, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir un accueil fluide, un buffet facile à servir, du matériel pour le café et l’équipement nécessaire aux présentations. Cette liste couvre les éléments souvent oubliés : verres adaptés, plateaux, thermos, glacières et fournitures de préparation. Vérifiez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de faire les courses, puis récupérez les produits frais le jour même ou la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Enceintesqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Chargeursqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 75
Nappesqté 10
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Petits vasesqté 10
Pancartes de tableqté 8
Stylosqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 30
Pilesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sélection de thé - 100 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 8 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ginger ale - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 72 bouteilles
- Rosé - 10 bouteilles
- Vin blanc - 10 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Petits pains - 100 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Jambon de cuisse - 1,5 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilogram
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Pesto - 4 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 12 pièces
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Melon - 4 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Crackers - 8 paquets
- Toast - 8 paquets
- Fromage frais aux herbes - 1 kilogramme
- Bruschetta - 80 pièces
- Mini quiches - 80 pièces
- Nems aux légumes - 80 pièces
- Boulettes de falafel - 80 pièces
- Sauce satay - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Basilic - 4 barquettes
- Menthe - 3 bouquets
- Brownies - 80 pièces
- Mini muffins - 80 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crème fouettée - 6 bombes
- Chocolat - 2 kilogrammes
- Pics cocktail - 300 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau et un verre à vin par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les invités supplémentaires et les verres renversés.
Pour un buffet, comptez une assiette de dîner par invité, une assiette à dessert par personne et environ un plateau de service pour 8 à 10 convives.
Organisez le café en deux points si vous attendez plus de 40 personnes : une machine à café ou une bouilloire par point limite les files d’attente après le repas.
Sortez les glacières avant l’arrivée des invités et remplissez-les avant l’ouverture du lieu. Les boissons fraîches sont souvent préparées trop tard, surtout lorsque les livraisons arrivent le même jour.
Préparez les badges nominatifs, la liste des participants et le déroulé imprimé au moins 24 heures avant la soirée. Gardez quelques badges vierges à la table d’inscription pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée des alumni ?: Prévoyez au minimum un verre à eau et un verre à vin par personne, avec une réserve de 10 %. Pour 60 invités, cela représente 66 verres de chaque type si vous ne disposez pas d’un lave-vaisselle ou d’un renouvellement pendant la soirée.
Que faut-il acheter pour un buffet d’alumni ?: Prévoyez une assiette de dîner et une assiette à dessert par invité, ainsi que des couverts, des saladiers, des pinces et des plateaux de service. Ajoutez environ 10 % de vaisselle de secours et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de matériel faut-il pour servir le café ?: Pour 40 personnes ou moins, une machine à café, une bouilloire et deux thermos peuvent suffire. Au-delà de 40 invités, prévoyez deux points de service ou un volume de thermos permettant de resservir tout le groupe sans attendre.
Quand récupérer les produits frais pour la soirée ?: Récupérez les produits frais le jour même si le lieu dispose d’un réfrigérateur adapté, sinon la veille au soir. Contrôlez les livraisons et la liste de courses avant l’ouverture du lieu, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des premiers participants.

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