Einkaufsliste für den Alumniabend

Für einen Alumniabend brauchst du mehr als Essen und Getränke: Am Einlass müssen Namensschilder und Teilnehmerliste bereitliegen, während Buffet, Kaffee und Präsentation gleichzeitig funktionieren. Plane Geschirr und Gläser nach der Zahl der angemeldeten Gäste und rechne bei starkem Programm mit Reserve. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Küchenutensilien, Serviergeschirr und Technik rechtzeitig zu erkennen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ScherenAnz. 3
MessbecherAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 5
LadegeräteAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 75
TischdeckenAnz. 10
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 8
VasenAnz. 10
TischschilderAnz. 8
StifteAnz. 20
AnmeldeformulareAnz. 80

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-KerzenAnz. 30
BatterienAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllsackhalterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teesortiment - 100 Beutel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 8 Stück
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Ginger Ale - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pils - 72 Flaschen
- Rosé - 10 Flaschen
- Weißwein - 10 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 100 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 Kilogramm
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Pesto - 4 Gläser
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Rucola - 6 Beutel
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebel - 1 Kilogramm
- Oliven - 6 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Melone - 4 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilogramm
- Nussmix - 2 kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Beutel
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Cracker - 8 Packungen
- Toast - 8 Packungen
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilogramm
- Bruschetta - 80 Stück
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Gemüsefrühlingsrollen - 80 Stück
- Falafelbällchen - 80 Stück
- Satésauce - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Basilikum - 4 Becher
- Minze - 3 Bund
- Brownies - 80 Stück
- Mini-Muffins - 80 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Schlagsahne - 6 Sprühdosen
- Schokolade - 2 Kilogramm
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Plane bei Tellern, Gabeln, Messern und Wassergläsern mindestens 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen sind das jeweils 55 Stück, damit Nachschub und verschmutztes Geschirr kein Problem werden.
Rechne für den Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle Flaschen rechtzeitig in Kühlboxen vor.
Für Kaffee und Tee brauchst du pro 10 Gäste mindestens eine Kaffeekanne oder Thermoskanne sowie etwa 12 Tassen und Kaffeelöffel. Prüfe Wasserkocher und Kaffeemaschinen spätestens am Vortag.
Ordne Servierschalen, Servierlöffel, Servierzangen und Tabletts dem Buffet schon am Vorabend zu. So fehlt beim Aufbau nicht plötzlich ein Teil zum Portionieren oder Nachlegen.
Teste Beamer und Präsentation mindestens 24 Stunden vorher und nimm die Datei zusätzlich auf einem zweiten Datenträger mit. Lege Namensschilder, Teilnehmerliste und ausgedrucktes Drehbuch am Registrierungstisch bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Alumniabend?: Du brauchst Mobiliar für Buffet, Registrierung und Sitzplätze, Geschirr, Gläser, Besteck, Küchenzubehör sowie Technik für die Präsentation. Plane alle Verbrauchs- und Servierteile nach der Zahl der Anmeldungen plus 10 Prozent Reserve.
Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Personen?: Plane mindestens 55 Dinner-Teller, Dessertteller, Gabeln, Messer und Wassergläser ein. Bei einem längeren Abend oder mehreren Buffetgängen sind 60 Stück pro Teil sicherer.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Alumniabend?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Für 50 Gäste entspricht das zu Beginn 100 bis 150 Getränken, zusätzlich zu Kaffee und Wasser.
Wann sollte ich die Sachen für den Alumniabend einkaufen?: Trockene Waren, Geschirr und Küchenzubehör solltest du spätestens zwei Tage vorher besorgen. Frische Produkte holst du am Veranstaltungstag ab; Beamer, Kaffeemaschinen und Präsentation testest du mindestens 24 Stunden vorher.

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