Boodschappenlijst voor een alumni-evenement

Voor een alumni-evenement heb je meer nodig dan eten en drinken. De ontvangst vraagt om een registratietafel, naamkaartjes en kledingrekken; voor het programma zijn onder meer een laptop, beamer, projectiescherm en microfoons nodig. Reken per gast op een waterglas en bord, plus extra servies voor dieetmaaltijden en dessert. Deze lijst helpt je inkopen en huren af te stemmen op het definitieve aantal aanmeldingen, zodat je niet op de dag zelf glazen, stoelen of aansluitkabels tekortkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkleedjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Alumni-bannersaantal 3
Ballonnenbogenaantal 2
Welkomstbord

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Plat water - 16 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Limoenen - 12 stuks
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini-broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Achterham - 1 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Hummus - 1 kilogram
- Pesto - 4 potjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 potjes
- Ketchup - 2 flessen
- Kruidenroomkaas - 6 bakjes
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 3 kilogram
- Bleekselderij - 6 stronken
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Olijven - 8 potjes
- Zongedroogde tomaten - 6 potjes
- Wraps - 10 pakken
- Falafel - 3 kilogram
- Mini-quiches - 120 stuks
- Bitterballen - 120 stuks
- Vegetarische snacks - 80 stuks
- Dipsaus - 8 bakjes
- Gemengde salade - 6 kilogram
- Pastasalade - 6 kilogram
- Aardappelsalade - 5 kilogram
- Vegan salade - 4 kilogram
- Broodjes voor diner - 100 stuks
- Kruidenboter - 12 kuipjes
- Brownies - 80 stuks
- Mini-fruittaartjes - 80 stuks
- Vegan gebak - 20 stuks
- Glutenvrij gebak - 12 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Papieren rietjes - 150 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 8 pakken

Tips

Tel servies en stoelen op basis van de definitieve gastenlijst en neem ongeveer 10% extra mee. Voor een groep van 100 alumni betekent dat circa 110 waterglazen, borden, vorken, messen en stoelen.
Plan per gast minimaal 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en zet water apart klaar. Gebruik koelboxen en ijsblokbakken als koelkastruimte ontbreekt; zet dranken uiterlijk 2 uur voor ontvangst koud.
Voor buffet en dieetwensen heb je aparte serveerbladen, opscheplepels en labels nodig. Houd minstens één duidelijk gelabelde portie per dieetwens apart voordat het buffet opengaat.
Zet registratie- en presentatiemateriaal niet bij de catering. Leg naamkaartjes, gastenlijst en schrijfmaterialen minstens 30 minuten voor aanvang op de registratietafel en test laptop, beamer, projectiescherm en microfoons minimaal 1 uur eerder.
Controleer bij gehuurde apparatuur vooraf alle aansluitingen en stroompunten. Reserveer voor de ontvangstbalie minstens één tafel en één bemanner; bij meer dan 75 gasten zijn twee personen meestal nodig om wachtrijen kort te houden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een alumni-evenement?: Reken op één waterglas per gast en ongeveer 10% reserve. Voor 80 gasten zijn dat minimaal 88 waterglazen; voeg wijnglazen toe volgens het aantal gasten dat wijn krijgt.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een alumni-evenement?: Neem voor zittende gasten één stoel per persoon en ongeveer 10% extra. Plan daarnaast minstens één registratietafel, één buffettafel per buffetonderdeel en cocktail- of biertafels voor gasten die staand napraten.
Wanneer moet ik de catering en dieetmaaltijden regelen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement en bevestig de definitieve catering daarna. Label aparte dieetmaaltijden vóór het buffet wordt geopend, niet pas tijdens de ontvangst.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een alumni-evenement?: Voor een presentatie heb je minimaal een laptop, beamer en projectiescherm nodig; voor toespraken actieve speakers, een mengpaneel en draadloze microfoons. Test alles minstens 1 uur voor aanvang en controleer vooraf de benodigde kabels en stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.