Que faut-il prévoir pour une réunion d’anciens élèves ?

Pour une réunion d’anciens élèves, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi prévoir l’accueil, les badges, les boissons chaudes et froides, la vaisselle, le vestiaire et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à regrouper les commandes et à repérer les oublis avant le jour J. Calculez les quantités à partir du nombre définitif de participants, confirmé quelques jours avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 80

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Bannières des anciens élèvesqté 3
Arches de ballonsqté 2
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 16 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Citrons verts - 12 pièces
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Jambon arrière - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Pesto - 4 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Céleri branche - 6 pieds
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Olives - 8 pots
- Tomates séchées au soleil - 6 bocaux
- Wraps - 10 paquets
- Falafel - 3 kilogrammes
- Mini-quiches - 120 pièces
- Bitterballen - 120 pièces
- Snacks végétariens - 80 pièces
- Sauce dip - 8 barquettes
- Salade composée - 6 kilogrammes
- Salade de pâtes - 6 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 5 kilogram
- Salade végétalienne - 4 kilogrammes
- Sandwichs pour le dîner - 100 pièces
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Brownies - 80 pièces
- Mini tartelettes aux fruits - 80 pièces
- Gâteaux vegan - 20 pièces
- Pâtisseries sans gluten - 12 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 150 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante, surtout si les participants restent plusieurs heures.
Comptez au minimum une assiette, une assiette à dessert, une fourchette, un couteau et une cuillère par invité, avec 10 % de réserve. Pour les verres, prévoyez une marge similaire afin d’éviter les ruptures pendant le buffet.
Réservez les repas spéciaux séparément et étiquetez-les avant l’arrivée des invités. La liste définitive des besoins alimentaires doit être transmise au traiteur au moins 5 à 7 jours avant la rencontre.
Prévoyez une table d’inscription, des badges nominatifs et un stylo pour chaque bénévole à l’accueil. Installez ce comptoir 30 à 45 minutes avant l’ouverture des portes pour éviter une file dès les premières arrivées.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et la table de mixage au moins 1 heure avant le début. Gardez aussi un ordinateur portable chargé et les câbles nécessaires à proximité, car ils sont souvent oubliés au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion d’anciens élèves ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Prévoyez aussi de l’eau, des boissons sans alcool et suffisamment de glaçons pour toute la durée de l’événement.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou louer ?: Prévoyez une unité de chaque élément par invité et ajoutez 10 % de réserve : verres, assiettes, couverts et tasses. Pour 80 personnes, cela représente environ 88 unités de chaque type utilisé.
Quand confirmer le traiteur et les repas spéciaux ?: Transmettez le nombre définitif d’invités et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez les étiquettes et séparez les repas spéciaux avant l’installation du buffet.
Quand installer le matériel de présentation ?: Branchez et testez le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones au moins 1 heure avant l’accueil. Faites également un essai avec l’ordinateur qui servira réellement pendant les présentations.

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