Einkaufsliste für ein Alumni-Event
Für ein Alumni-Event brauchst du mehr als Getränke und etwas Fingerfood: Am Empfang müssen Namensschilder und Anmeldungen funktionieren, beim Buffet darf kein Geschirr fehlen und für Beiträge ehemaliger Studierender muss die Technik bereitstehen. Plane die Mengen nach der endgültigen Gästeliste und bestelle Catering sowie Spezialmahlzeiten rechtzeitig verbindlich. Diese Einkaufsliste deckt Mobiliar, Geschirr, Küchenausstattung und Präsentationstechnik für einen strukturierten Ablauf ab.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 10
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 80
Küche
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Alumni-BannerAnz. 3
- BallonbögenAnz. 2
- Willkommensschild
Beleuchtung
- LichtergirlandeAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stillwasser - 16 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Limetten - 12 Stück
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 120 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Hinterschinken - 1 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Pesto - 4 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Dosen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Karotten - 3 Kilogramm
- Staudensellerie - 6 Köpfe
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Oliven - 8 Gläser
- Getrocknete Tomaten - 6 Gläser
- Wraps - 10 Packungen
- Falafel - 3 Kilogramm
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Bitterballen - 120 Stück
- Vegetarische Snacks - 80 Stück
- Dipsauce - 8 Becher
- Gemischter Salat - 6 kilogram
- Nudelsalat - 6 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 5 Kilogramm
- Veganer Salat - 4 kilogram
- Brötchen für das Abendessen - 100 Stück
- Kräuterbutter - 12 Becher
- Brownies - 80 Stück
- Mini-Fruchtküchlein - 80 Stück
- Veganes Gebäck - 20 Stück
- Glutenfreies Gebäck - 12 Stück
- Servietten - 300 Stück
- Papierspitzen - 150 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 8 Packungen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Teller, ein Dessertteller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein; bei Selbstbedienungsbuffets solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve vorsehen.
- Rechne für den Empfang mit zwei Wassergläsern pro Person und halte für Wein mindestens ein Glas pro erwarteter Weintrinkerin beziehungsweise pro Weintrinker bereit. Spüle oder tausche benutzte Gläser bei einem mehrstündigen Abend rechtzeitig aus.
- Stelle für das Buffet mindestens einen Servierlöffel je Speise und mehrere Serviertabletts bereit. Diätgerichte sollten separat gekennzeichnet werden, damit sie nicht versehentlich mit normalen Speisen vermischt werden.
- Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mischpult, aktive Lautsprecher und Funkmikrofone müssen zusammen funktionieren. Lade Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Speichermedium.
- Plane für Kaffee und Tee je nach Dauer mindestens eine Kaffeetasse pro Person, zwei Thermoskannen pro 30 Gäste sowie einen Wasserkocher oder eine Kaffeemaschine als Reserve ein. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter sollten vor dem Einlass gefüllt bereitstehen.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für ein Alumni-Event mit 50 Personen?
- Plane für 50 Gäste mindestens 50 Teller, Dessertteller, Gabeln, Messer und Löffel sowie etwa 55 Stück je Geschirrart als Reserve ein. Dazu kommen Wassergläser, Weingläser, Kaffeetassen, Buffet- und Registrierungstische, Sitzgelegenheiten, Kühlmöglichkeiten und die komplette Präsentationstechnik.
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Alumni-Event?
- Rechne mit einem vollständigen Gedeck pro Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen sind das mindestens 55 Teller, Dessertteller, Gabeln, Messer und Löffel; bei einem langen Empfang brauchst du bei Gläsern eher 1,5 bis 2 Stück pro Person oder einen Spül- beziehungsweise Austauschplan.
- Wann muss ich das Catering für ein Alumni-Event bestellen?
- Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldefrist geschlossen und die endgültige Gästeliste erstellt ist, idealerweise 7 bis 14 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche und separat gekennzeichnete Diätmahlzeiten solltest du spätestens bei dieser Bestellung festhalten.
- Welche Technik brauche ich für Präsentationen beim Alumni-Event?
- Für Präsentationen brauchst du mindestens einen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, aktive Lautsprecher, ein Funkmikrofon und ein Mischpult. Teste alle Geräte spätestens am Vortag und halte eine Präsentationskopie auf einem zweiten Datenträger bereit.
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