Alleycatrace organiseren: checklist en planning

Een alleycatrace staat of valt met een route die je vooraf echt per fiets controleert. Leg eerst start, finish, checkpoints en toestemmingen vast; daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. Plan op de wedstrijddag aparte momenten voor de briefing, het testen van tijdwaarneming en het klaarzetten van checkpointpakketten. Met deze checklist houd je 57 taken en 48 benodigdheden in de juiste volgorde bij, zonder last-minute zoekwerk naar routekaarten, fietsgereedschap of portofoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en checkpoints bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Benodigde toestemmingen aanvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en startnummers bestellen
Route per fiets controleren
2 personen
Checkpointopdrachten uitwerken
2 personen
Omleidingen en risico's markeren
2 personen
Vrijwilligers voor checkpoints werven
Vrijwilligersinstructies versturen
Checkpointbezetting indelen
Startnummers en routekaarten printen
2 personen
Checkpointkaarten voorbereiden
2 personen
Prijzen en medailles controleren
Reserveringen en leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsgereedschap controleren
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Checkpointpakketten samenstellen
3 personen

Event

Startlocatie afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Checkpointlocaties inrichten
8 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Checkpointvrijwilligers instrueren
10 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startgroepen laten vertrekken
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Checkpointkaarten controleren
8 personen
Verkeers- en veiligheidsmeldingen opvolgen
2 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste hulp en fietsreparaties bieden
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Eindklassement berekenen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

Checkpointmateriaal ophalen
6 personen
Routeborden en afzettingen verwijderen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Uitslagen en foto's versturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 16
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Checkpointkaartenaantal 80
Routekaartenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 40
Stoepkrijtaantal 10
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12

Apparatuur

Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Startfinishbanner
Prijslintenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Handvegers en blikaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Administratie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Watervaste markersaantal 12
Notitieblokkenaantal 8
Contantgeldkist

Tips

Controleer de volledige route uiterlijk een week vooraf per fiets. Markeer omleidingen, gevaarlijke kruisingen en ontbrekende routepijlen; loop niet alleen af op een route die op papier klopt.
Geef vrijwilligers hun checkpointplek, opdracht en contactmethode minstens 3 dagen vooraf. Zet per checkpoint een pakket klaar met kaart, route-informatie, portofoon en eventueel een stopwatch.
Maak de deelnemerslijst 24 uur voor de start definitief en druk een extra exemplaar af. Controleer namen, contactgegevens en dieetwensen voordat je startnummers uitdeelt.
Test tijdwaarneming, portofoons en luidspreker op de wedstrijddag minimaal 60 minuten voor de eerste start. Laad powerbanks vooraf op en leg verlengkabels, stekkerdozen en batterijlantaarns klaar.
Zet drank, fruit en hapjes pas kort voor de start klaar, maar koel de dranken al eerder. Reken per deelnemer op een herbruikbare beker en richt bij start en finish een aparte afvalplek in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een alleycatrace organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, start- en finishlocatie en benodigde toestemmingen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de race en leg de vrijwilligersbezetting uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een alleycatrace?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per checkpoint en 2 mensen bij start en finish. Plan daarnaast 1 reservevrijwilliger voor onverwachte uitval; bij zes checkpoints kom je daarmee uit op minstens 9 personen.
Wanneer moet ik de route van een alleycatrace controleren?: Controleer de route per fiets uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals 1 tot 2 dagen voor de race. Zo zie je tijdelijke omleidingen, wegwerkzaamheden en verdwenen pijlen voordat deelnemers vertrekken.
Wat moet ik klaarzetten voor een alleycatrace?: Leg per deelnemer een startnummer en routekaart klaar en maak voor elk checkpoint een apart pakket. Test daarnaast stopwatches en portofoons 60 minuten vooraf en zet fietspompen, bandenplaksets en fietsgereedschap bij de finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.