Checklist para organizar una Carrera Alleycat
Una Carrera Alleycat necesita más que una ruta y varios ciclistas. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que cerrar los puntos de control, comprobar permisos, preparar las instrucciones y probar el cronometraje. Esta checklist reúne el trabajo de organización desde la planificación hasta la llegada: señalización, voluntarios, dorsales, mapas, herramientas y avituallamiento. Sigue el orden del plan para evitar los fallos que suelen aparecer el día de la carrera, como baterías descargadas, mapas sin imprimir o checkpoints sin personal.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la ruta y los puntos de control
2 personas
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
Solicitar los permisos necesarios
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir premios y dorsales
Comprobar la ruta en bicicleta
2 personas
Desarrollar las tareas de checkpoint
2 personas
Señalizar desvíos y riesgos
2 personas
Reclutar voluntarios para los puntos de control
Enviar instrucciones a los voluntarios
Distribuir el personal de los puntos de control
Imprimir los números de dorsal y los mapas de ruta
2 personas
Preparar las tarjetas de los checkpoints
2 personas
Comprobar premios y medallas
Confirmar reservas y entregas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar herramientas de bicicleta
2 personas
Probar el cronometraje
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
Preparar los paquetes de checkpoint
3 personas
Evento
Delimitar la zona de salida
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Montar los puntos de control
8 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de primeros auxilios y reparaciones
2 personas
Instruir a los voluntarios del checkpoint
10 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Comprobar las bicicletas y el material
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Hacer salir a los grupos de inicio
3 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Comprobar las tarjetas de checkpoint
8 personas
Seguir los avisos de tráfico y seguridad
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Ofrecer primeros auxilios y reparaciones de bicicletas
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Calcular la clasificación final
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Recibir a los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger el material de los puntos de control
6 personas
Retirar carteles de ruta y barreras
4 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Enviar resultados y fotos
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 16
- Papeleracant. 6
Material deportivo
- Dorsalescant. 80
- Tarjetas de checkpointcant. 80
- Mapas de rutacant. 80
- Conos de tráficocant. 30
- Flechas de rutacant. 40
- Tiza para aceracant. 10
- Bombas de bicicletacant. 3
- Kits de reparación de pinchazoscant. 4
- Kits de herramientas para bicicletascant. 2
- Chalecos reflectantescant. 12
Equipo
- Cronómetroscant. 4
- Walkie-talkiescant. 10
- Baterías externascant. 6
- Cables alargadorescant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Regletascant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas de emergenciacant. 6
- Linternascant. 6
Decoración
- Banner de salida y meta
- Cintas de premiocant. 6
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cepillos y recogedorescant. 3
- Guantes de gomacant. 6
Administración
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores permanentescant. 12
- Bloc de notascant. 8
- Caja para efectivo
Consejos
- Comprueba la ruta en bicicleta al menos una vez antes del evento. Revisa cruces, desvíos y riesgos, y coloca flechas, conos o marcas de tiza solo donde estén permitidos.
- Asigna un voluntario a cada checkpoint y envíale las instrucciones con antelación. Incluye la tarea exacta, el horario de llegada, el contacto del responsable y qué hacer si un participante se pierde.
- Prueba el cronometraje completo antes de la salida, incluidos cronómetros, walkie-talkies y baterías externas. Lleva un método manual de respaldo por si falla la comunicación o se agota una batería.
- Imprime una lista de participantes, dorsales, mapas y tarjetas de checkpoint antes del montaje. Prepara también algunos ejemplares de repuesto para corregir datos o sustituir material perdido.
- Calcula el avituallamiento según las inscripciones confirmadas y prepara bebidas, café, fruta y aperitivos antes de que lleguen los primeros corredores. Guarda las bebidas en neveras portátiles y deja listas las mesas, vasos y papeleras.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Carrera Alleycat?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite definir la ruta, solicitar permisos, abrir inscripciones, pedir dorsales y premios, y reclutar voluntarios para los checkpoints.
- ¿Cuándo hay que comprobar la ruta de una Carrera Alleycat?
- Haz una primera comprobación cuando la ruta esté diseñada y otra entre 3 y 7 días antes de la carrera. Así puedes detectar obras, desvíos, riesgos o cambios de acceso antes de imprimir los mapas definitivos.
- ¿Cuántos voluntarios necesito para los checkpoints?
- Calcula como mínimo 1 voluntario por punto de control y añade una persona de reserva por cada 4 o 5 checkpoints. Confirma la distribución y envía las instrucciones al menos 3 días antes.
- ¿Qué material debo preparar el día anterior?
- Deja preparados dorsales, mapas, tarjetas de checkpoint, conos, flechas, herramientas de bicicleta, walkie-talkies y el material de avituallamiento. Comprueba baterías, cables y cronómetros entre 12 y 24 horas antes de la salida.
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