Alleycatrace organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Alleycatrace müssen Strecke, Checkpoints und Helfer exakt zusammenspielen. Plane zuerst Start und Ziel, prüfe die Route mit dem Fahrrad und kläre Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Startnummern, Aufgaben an den Kontrollpunkten und die Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste umfasst 57 Aufgaben und 48 benötigte Dinge – von Routenplänen und Verkehrskegeln bis zu Fahrradpumpen, Funkgeräten und Verpflegung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Benötigte Genehmigungen einholen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Preise und Startnummern bestellen
Route mit dem Fahrrad prüfen
2 Personen
Checkpoint-Aufgaben ausarbeiten
2 Personen
Umleitungen und Risiken kennzeichnen
2 Personen
Freiwillige für Checkpoints rekrutieren
Anweisungen für Freiwillige versenden
Checkpoint-Besetzung einteilen
Startnummern und Streckenkarten drucken
2 Personen
Checkpoint-Karten vorbereiten
2 Personen
Preise und Medaillen prüfen
Reservierungen und Lieferungen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Fahrradwerkzeug überprüfen
2 Personen
Zeitnahme testen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks und Obst bereitstellen
2 Personen
Checkpoint-Pakete zusammenstellen
3 Personen
Event
Startort absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Checkpoint-Standorte einrichten
8 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
Checkpoint-Freiwillige instruieren
10 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Fahrräder und Material prüfen
2 Personen
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
Startgruppen loslassen
3 Personen
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
Checkpoint-Karten überprüfen
8 Personen
Verkehrs- und Sicherheitsmeldungen beachten
2 Personen
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste Hilfe und Fahrradreparaturen anbieten
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Endwertung berechnen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
Nachbereitung
Checkpoint-Material abholen
6 Personen
Wegweiser und Absperrungen entfernen
4 Personen
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
Ergebnisse und Fotos versenden
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 16
- AbfallbehälterAnz. 6
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 80
- Checkpoint-KartenAnz. 80
- RoutenpläneAnz. 80
- VerkehrskegelAnz. 30
- WegweiserAnz. 40
- KreideAnz. 10
- FahrradpumpenAnz. 3
- ReifenflicksetsAnz. 4
- FahrradreparatursetsAnz. 2
- WarnwestenAnz. 12
Ausstattung
- StoppuhrenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 10
- PowerbanksAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- NotfalldeckenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
Dekoration
- Start-Ziel-Banner
- PreisbänderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- Handfeger und KehrschaufelAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 6
Verwaltung
- KlemmbretterAnz. 8
- KugelschreiberAnz. 30
- Wasserfeste MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 8
- Bargeldkasse
Tipps
- Prüfe die komplette Strecke mindestens einmal mit dem Fahrrad und markiere Umleitungen, Gefahrenstellen und schwer erkennbare Abzweigungen. Lege für jeden Kontrollpunkt eine eigene Karte mit Aufgabe, Standort und Kontaktperson an.
- Plane die Checkpoint-Besetzung nicht erst am Veranstaltungstag. Teile pro Kontrollpunkt mindestens eine verantwortliche Person ein und verschicke die Anweisungen spätestens 3 Tage vorher.
- Teste die Zeitnahme mit allen verwendeten Stoppuhren und Funkgeräten mindestens 24 Stunden vor dem Start. Lade Powerbanks auf und prüfe, ob an Start und Ziel Strom, Lautsprecher und Mikrofon funktionieren.
- Bereite Startnummern, Streckenkarten und Checkpoint-Karten in getrennten Paketen vor. Lege zusätzlich Verkehrskegel, Wegweiser, Kreide und Warnwesten bereit, damit die Helfer am Kontrollpunkt nicht suchen müssen.
- Kühle Getränke am Vorabend und stelle Snacks sowie Obst vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereit. Rechne bei einem langen Renntag mit mindestens 0,5 Liter Getränken pro Person zusätzlich zum ersten Ausschank und halte Fahrradpumpen, Flicksets und Reparatursets griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Alleycatrace organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Genehmigungen, Route, Einladungen und Helfer brauchen Vorlauf; die finale Streckenprüfung und Materialkontrolle sollten in der letzten Woche stattfinden.
- Wie viele Checkpoints braucht ein Alleycatrace?
- Für ein Rennen von etwa 2 bis 3 Stunden sind 4 bis 6 Checkpoints meist überschaubar. Plane pro Kontrollpunkt mindestens eine eingewiesene Person und eine Reserve für Ausfälle ein.
- Was muss ich für die Sicherheit beim Alleycatrace vorbereiten?
- Prüfe die Route mit dem Fahrrad, kennzeichne Risiken und Umleitungen und statte Helfer mit Warnwesten aus. Lege Verkehrskegel, Wegweiser, Kreide sowie Fahrradpumpen und Reifenflicksets spätestens am Vortag bereit.
- Wie viel Verpflegung brauche ich für ein Alleycatrace?
- Stelle pro Teilnehmer mindestens 0,5 Liter Getränke für die Veranstaltung bereit und ergänze Snacks sowie Obst an Start, Ziel oder ausgewählten Checkpoints. Kaufe die haltbaren Produkte einige Tage vorher und kühle die Getränke am Vorabend.
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