Checklist pour organiser un course alleycat

Un course alleycat se prépare comme une course à étapes, mais avec davantage de coordination entre parcours, checkpoints et équipes mobiles. Commencez par fixer le départ, l’arrivée et les points de contrôle, puis vérifiez les autorisations et l’itinéraire à vélo. Les inscriptions, les cartes, les épreuves et le chronométrage doivent être prêts avant le jour J. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs et à ne pas oublier le matériel de sécurité ou les solutions de réparation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer le parcours et les points de contrôle
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix et les dossards
Vérifier l’itinéraire à vélo
2 personnes
Développer les épreuves du checkpoint
2 personnes
Signaler les déviations et les risques
2 personnes
Recruter des bénévoles pour les checkpoints
Envoyer les consignes aux bénévoles
Répartir les postes de contrôle
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
Préparer les cartes de contrôle
2 personnes
Vérifier les prix et les médailles
Confirmer les réservations et les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de vélo
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Préparer les kits de contrôle
3 personnes

Événement

Balisage du point de départ
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les points de contrôle
8 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
Briefer les bénévoles des checkpoints
10 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Faire partir les groupes de départ
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Vérifier les cartes de pointage
8 personnes
Suivre les consignes de circulation et de sécurité
2 personnes
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir les premiers secours et les réparations de vélos
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Calculer le classement final
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

Récupérer le matériel du checkpoint
6 personnes
Retirer les panneaux de parcours et les barrières
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Envoyer les résultats et les photos
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 16
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 80
Cartes des points de contrôleqté 80
Cartes d'itinéraireqté 80
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 40
Craie de trottoirqté 10
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation de pneusqté 4
Kits d’outils pour véloqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12

Équipement

Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Rubans de prixqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Balais et pelleqté 3
Gants en caoutchoucqté 6

Administration

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueurs imperméablesqté 12
Blocs-notesqté 8
Caisse d'espèces

Conseils

Définissez le parcours et les checkpoints au moins 3 semaines à l’avance. Prévoyez une carte d’itinéraire par participant, plus 10 % d’exemplaires de secours, et testez chaque portion à vélo.
Ne recrutez pas les bénévoles au dernier moment : comptez au moins 1 personne par checkpoint, avec une personne de réserve pour les absences. Envoyez les consignes, les horaires et les numéros de téléphone 3 jours avant la course.
Testez le chronométrage et les talkies-walkies avant l’ouverture des inscriptions. Chargez les batteries externes et prévoyez un chronomètre de secours pour chaque zone où le classement dépend du temps.
Préparez les kits de checkpoint la veille dans des sacs séparés : cartes, épreuves, craie, flèches, cônes et matériel de réparation. Cela évite de répartir le matériel dans l’urgence le matin du départ.
Réfrigérez les boissons au moins 4 heures avant l’arrivée des participants et préparez les fruits et amuse-bouches le jour même. Gardez aussi une pompe et un kit de réparation des pneus accessibles au départ et à l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un course alleycat ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour un événement avec plusieurs checkpoints. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, tester l’itinéraire, recruter les bénévoles et préparer les cartes.
Combien de bénévoles faut-il pour un course alleycat ?: Comptez au minimum 1 bénévole par checkpoint, plus 2 personnes au départ et à l’arrivée. Ajoutez 1 à 2 remplaçants si la course comporte plus de 5 checkpoints ou dure toute la journée.
Quand imprimer les cartes et les numéros de départ ?: Imprimez-les 2 à 3 jours avant la course, après la clôture des inscriptions. Gardez 10 % de cartes et de numéros supplémentaires pour les corrections ou les inscriptions tardives.
Quel matériel prévoir pour les problèmes de vélo ?: Prévoyez au moins 1 pompe, 1 kit de réparation des pneus et 1 kit d’outils par zone de départ et d’arrivée. Pour un parcours étendu, placez un kit supplémentaire auprès d’un bénévole mobile.

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