Checklist para organizar un concierto de lanzamiento de álbum

Un concierto de lanzamiento de álbum necesita más que reservar una sala y contratar a los artistas. Hay que coordinar contratos, horarios, sonido, iluminación, entradas, catering, bebidas y merchandising sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 78 tareas y 103 artículos para avanzar en el orden adecuado. Úsala desde la primera reserva hasta la apertura de puertas y el desmontaje.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Confirmar los contratos de los artistas
2 personas
Hacer reservas
Crear el programa y el horario
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Desarrollar el plan técnico
2 personas
Recopilar información de los artistas
Realizar el pedido de catering
Planificar el stock de bebidas
2 personas
Planificar la seguridad y el acceso
2 personas
Asignar voluntarios
Compartir información sobre el aparcamiento
Comunicar la ruta y la entrada
Distribuir material promocional
2 personas
Encargar merchandising
Comprobar las pulseras y las entradas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer los pases de nombre y backstage
Recoger el catering y las bebidas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Montar backstage
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar el escenario y el cerramiento
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar sillas y mesas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la mesa de merchandising
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Probar el espectáculo de luces
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Vender merchandising
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar el acto inaugural
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger preguntas del público
Preparar la historia del álbum
Presentar el álbum
2 personas
Acompañar al acto principal
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Realizar la guía del público
3 personas
Coordinar la final
3 personas
Guiar la despedida y la sesión de firmas
3 personas
Servir los últimos pedidos
2 personas
Guiar la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el equipo técnico
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
Guardar los restos
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento
Compartir fotos y vídeos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de merchandisingcant. 2
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 5
Cajas DIcant. 4
Amplificadores de monitorcant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 16
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Portátil para la lista de reproducción
Memorias USBcant. 3
Escáner de entradascant. 2
Terminal de pagocant. 2
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Focos de escenariocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Cables de luzcant. 10

Decoración

Pósters de álbumescant. 12
Bannerscant. 4
Globoscant. 80
Arco de globoscant. 2
Mantelescant. 10
Photowall
Soportes para fondo fotográficocant. 2
Carteles direccionalescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tablas para servircant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Guantes para residuoscant. 12

Catering

Compras
Bandejas para barbacoacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas térmicascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Abridores de botellascant. 6
Cajas de la cajacant. 3
Cartas del menúcant. 12
Carta de alérgenoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Tapones para los oídoscant. 150
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 20
Linternascant. 6

Registro

Pulserascant. 150
Entradascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Carpetas portapapelescant. 6
Expositores de mesacant. 8

Promoción

CDs de álbumcant. 80
Discos de vinilocant. 30
Camisetascant. 60
Pósters de ventacant. 50
Bolsascant. 80
Pegatinascant. 300

Backstage

Percheroscant. 3
Espejoscant. 3
Butacas loungecant. 6
Perchascant. 30
Jarras de aguacant. 6
Toallascant. 20
Lámparas de espejocant. 3

Herramientas

Maletines de herramientascant. 2
Cinta gaffercant. 8
Bridascant. 200
Bridascant. 100
Sets de tijerascant. 6
Escalerascant. 2
Cinta métricacant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los contratos antes de diseñar las invitaciones. Reserva también el equipo técnico y el catering en cuanto tengas una previsión de asistentes, porque suelen necesitar varios días de margen.
Prepara el programa con horas concretas para montaje, prueba de sonido, apertura de puertas, actuación y desmontaje. Comparte una versión con artistas, técnicos, voluntarios y catering al menos 48 horas antes.
Pide los requisitos técnicos de cada artista y conviértelos en un único plan de producción. Comprueba con antelación los micrófonos, cajas DI, cables XLR, monitores, mesa de mezclas y alimentación eléctrica.
Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas como mínimo 5 días antes. Calcula la bebida separando el primer tramo del evento: reserva aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona para la primera hora y enfríalas antes de la apertura.
Haz una prueba completa de acceso y pagos el día anterior. Verifica las pulseras, entradas, escáner, terminal de pago, pases de backstage, lista de reproducción y memorias USB; imprime además el plan de trabajo para el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de lanzamiento de álbum?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para asegurar fecha, sala, contratos y proveedores. Deja cerrados el programa, los requisitos técnicos y las invitaciones al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del concierto?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento si necesitas gestionar inscripciones. Cierra la lista de asistentes y las preferencias dietéticas 5 días antes para ajustar catering y acceso.
¿Cuánta bebida se calcula por persona en un concierto?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 consumiciones por persona. Añade una reserva para el resto del evento y enfría las bebidas varias horas antes de abrir las puertas.
¿Cuándo se prepara la prueba de sonido?: Incluye la prueba de sonido en el programa y reserva al menos 2 horas antes de la apertura para un concierto con varios artistas. Confirma previamente el listado de canales, micrófonos, monitores, instrumentos y conexiones eléctricas.

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