Organiser un concert de sortie d’album : la checklist complète

Un concert de sortie d’album demande de coordonner la scène, les artistes, le public et les ventes le même soir. Commence par fixer la date et le lieu, puis verrouille les contrats, le programme et les besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à récupérer le catering, refroidir les boissons, vérifier les billets et préparer les badges. Cette checklist rassemble 78 tâches et 103 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer les contrats des artistes
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme et le planning
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le plan technique
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Passer la commande traiteur
Planifier le stock de boissons
2 personnes
Planifier la sécurité et l’accès
2 personnes
Répartir les bénévoles
Partager les informations de stationnement
Communiquer l’itinéraire et l’entrée
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Commander le merchandising
Vérifier les bracelets et les billets
Imprimer le déroulé
Créer les badges nominatifs et backstage
Récupérer le catering et les boissons
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la scène et les barrières
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la table de merchandising
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Tester le show lumière
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Vendre les produits dérivés
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions du public
Préparer le récit de l'album
Présenter l'album
2 personnes
Animer la tête d'affiche
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Assurer l’accompagnement du public
3 personnes
Encadrer la finale
3 personnes
Gérer l'au revoir et la séance de dédicaces
3 personnes
Servir les dernières commandes
2 personnes
Encadrer la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter la technique
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Faire le check-out des artistes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager des photos et des vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 6
Table de merchandisingqté 2
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mélange
Enceintes de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 4
Amplificateurs de retourqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Ordinateur portable pour la playlist
Clés USBqté 3
Scanner de billetsqté 2
Terminal de paiementqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs LED PARqté 12
Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Câbles d'éclairageqté 10

Décoration

Affiches d'albumqté 12
Bannièresqté 4
Ballonsqté 80
Arche de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Mur photo
Supports de fond photoqté 2
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Gants pour les déchetsqté 12

Catering

Courses
Plateaux de barqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermoboxesqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Décapsuleursqté 6
Tiroirs-caissesqté 3
Cartes de menuqté 12
Carte des allergènesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouchons d'oreillesqté 150
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 20
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Braceletsqté 150
Billetsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 6
Présentoirs de tableqté 8

Promotion

CD d’albumqté 80
Albums vinylesqté 30
T-shirtsqté 60
Affiches de venteqté 50
Sachetsqté 80
Autocollantsqté 300

Coulisses

Portants à vêtementsqté 3
Miroirsqté 3
Fauteuils loungeqté 6
Cintresqté 30
Carafes d’eauqté 6
Serviettesqté 20
Lampes miroirqté 3

Outils

Boîtes à outilsqté 2
Gafferqté 8
Attaches-câblesqté 200
Serre-câblesqté 100
Jeux de ciseauxqté 6
Échellesqté 2
Mètre rubanqté 2

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer la communication : prévois ensuite un planning précis avec les horaires d’arrivée, de balance, d’ouverture des portes et de concert.
Demande les besoins techniques des artistes plusieurs semaines à l’avance. Vérifie notamment les microphones, pieds, boîtiers DI, retours, câbles XLR et multiprises avant le montage.
Ne laisse pas les inscriptions et les besoins alimentaires pour la dernière semaine : fixe une date limite, puis transmets le nombre final au traiteur avant de passer la commande.
Prépare séparément l’accueil et les ventes : contrôle les bracelets et billets, teste le scanner, charge le terminal de paiement et installe une table de merchandising avec les affiches de l’album.
La veille, imprime le déroulé, crée les badges nominatifs et backstage, répartis les bénévoles et partage l’itinéraire, l’entrée et les informations de stationnement. Le jour J, récupère le catering et mets les boissons au frais avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de sortie d’album ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les contrats des artistes, le lieu, le plan technique, les invitations et les réservations doivent être confirmés avant les dernières semaines.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de sortie d’album ?: Vérifie le déroulé imprimé, les badges, les bracelets, les billets, le scanner et le terminal de paiement. Confirme aussi l’arrivée des artistes, du catering et des boissons, puis mets les boissons au frais dès leur récupération.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réserve au minimum 4 à 6 heures pour installer la scène, les enceintes, la table de mixage, les retours, les microphones et l’éclairage. Ajoute le temps nécessaire à la balance de chaque artiste avant l’ouverture des portes.
Quand envoyer les invitations pour un concert de sortie d’album ?: Envoie une première invitation 4 à 6 semaines avant le concert, avec l’itinéraire et l’entrée. Prévois une relance 7 à 10 jours avant, puis ferme les inscriptions à la date communiquée au traiteur.

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