Zo organiseer je een afterworkborrel zonder last-minute gedoe

Een afterworkborrel loopt soepel als je eerst de datum en locatie vastlegt en daarna pas uitnodigt. Werk vervolgens van aantallen naar dieetwensen, hapjes, drank en indeling. Plan de praktische opbouw op de dag zelf ruim vóór de eerste gasten komen: tafels, buffet, koffie, geluid en ontvangst moeten dan al getest zijn. Vooral koude drank, glaswerk, verlengsnoeren en een duidelijke incheckplek worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Reservering bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Programma en indeling maken
8
Leveringen afstemmen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Houdbare voorraad klaarzetten
13
Locatie openen
2 personen
14
Ruimte controleren
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
2 personen
17
Buffet inrichten
3 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
20
Geluid testen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Inchecktafel klaarzetten
23
Toiletten controleren
24
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Buffet netjes houden
31
Glazen en servies verzamelen
2 personen
32
Afvalbakken legen
33
Koffie en thee aanvullen
34
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Resterende etenswaren verpakken
2 personen
36
Dranken opruimen
2 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Decoratie verwijderen
2 personen
40
Vloer en oppervlakken schoonmaken
2 personen
41
Afval wegbrengen
2 personen
42
Locatie afsluiten
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Kapstokkenaantal 2
Inchecktafel

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Schenk kannenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3

Decoratie

Slingersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 6
LED-kaarsenaantal 12
Naambadgesaantal 60
Stiftenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare doekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de reservering voordat je uitnodigingen verstuurt. Verwerk de aanmeldingen direct en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodat hapjes en buffet niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Maak de drankberekening op basis van het eerste uur: reken op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet niet-alcoholische opties, water en glazen apart klaar. Zet gekoelde voorraad enkele uren vóór aanvang koud en controleer of je genoeg koelboxen hebt.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de start. Zet hoge tafels, stoelen, kapstokken en de inchecktafel eerst neer; richt daarna het buffet in en plaats servies, serveerbestek en schaaltjes.
Test speakers, microfoon, stekkerdozen en verlengsnoeren vóór de gasten binnenkomen. Controleer het geluid vanaf de plek waar de meeste mensen staan en leg flessenopeners en kurkentrekkers bij het buffet, niet in een afgesloten voorraadkast.
Geef het ontvangstteam 15 minuten voor opening een korte briefing. Spreek af wie aanmeldingen afvinkt, naambadges uitdeelt en gasten met dieetwensen naar de juiste hapjes of buffetonderdelen verwijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een afterworkborrel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna direct en vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor de borrel op.
Hoeveel drank heb je nodig voor een afterworkborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een borrel van 2 uur komt dat neer op ongeveer 4 tot 6 drankjes per gast, naast voldoende water, koffie en thee.
Hoeveel tijd heb je nodig om een afterworkborrel op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en controleer de ruimte meteen bij opening. Test geluid, zet drank koud en richt het buffet af voordat het ontvangstteam 15 minuten voor aanvang wordt gebrieft.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een afterworkborrel?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Noteer de informatie bij de definitieve gastenlijst en zorg dat het ontvangstteam weet waar de aangepaste hapjes staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.