Cómo organizar un cóctel afterwork sin llegar tarde a nada

Un cóctel afterwork funciona mejor cuando la llegada, la bebida y la comida están preparadas antes de que aparezca el primer invitado. Empieza cerrando fecha, lugar y reservas; después controla las inscripciones y las preferencias dietéticas. En la última semana, convierte esas confirmaciones en compras, entregas y distribución del espacio. El día del evento, deja el montaje, la refrigeración y la recepción en manos de un equipo con instrucciones claras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Confirmar la reserva
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar inscripciones
7
Crear programa y distribución
8
Coordinar entregas
9
Comprobar la lista de la compra
10
Hacer la compra
2 personas
11
Enfriar las bebidas
2 personas
12
Preparar provisiones no perecederas
13
Abrir la ubicación
2 personas
14
Comprobar el espacio
2 personas
15
Montar mesas
3 personas
16
Colocar las sillas
2 personas
17
Montar el buffet
3 personas
18
Preparar aperitivos
3 personas
19
Preparar café y té
2 personas
20
Probar el sonido
2 personas
21
Colgar la decoración
2 personas
22
Preparar la mesa de registro
23
Comprobar los baños
24
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

25
Recibir a los invitados
3 personas
26
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
27
Registrar la asistencia
28
Servir aperitivos
2 personas
29
Rellenar las bebidas
2 personas
30
Mantener el buffet ordenado
31
Recoger vasos y vajilla
2 personas
32
Vaciar los contenedores de basura
33
Reponer café y té
34
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas

Seguimiento

35
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
36
Recoger las bebidas
2 personas
37
Lavar la vajilla
3 personas
38
Recoger mesas y sillas
3 personas
39
Retirar la decoración
2 personas
40
Limpiar el suelo y las superficies
2 personas
41
Llevar la basura
2 personas
42
Cerrar el recinto
2 personas
43
Devolver los objetos prestados
2 personas
44
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 6
Sillascant. 30
Percheroscant. 2
Mostrador de registro

Vajilla

Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 60
Copas de cervezacant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Cafetera
Teterascant. 2

Cocina

Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Jarras para servircant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3

Decoración

Guirnaldascant. 6
Decoraciones de mesacant. 6
Velas LEDcant. 12
Credencialescant. 60
Rotuladorescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños reutilizablescant. 12
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 5 días antes y usa la cifra final para ajustar comida, bebidas, sillas, copas y credenciales. Pregunta por alergias y dietas antes de confirmar la compra.
Planifica la llegada por fases: abre el espacio con 3 horas de margen, comprueba mesas, sillas, percheros, baños y registro, y reserva la última hora para montar el buffet y colocar la decoración.
Enfría las bebidas con antelación: coloca vino, cerveza y agua en neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes. Deja abrebotellas, sacacorchos, jarras y bandejas de servicio en puntos visibles, no dentro de cajas.
Prueba el sonido y el micrófono antes de que lleguen los invitados, con todos los cables y regletas colocados. Haz una prueba de 10 minutos para detectar enchufes insuficientes, interferencias o cables en zonas de paso.
Prepara café y té para la segunda parte del afterwork, no solo para el inicio. Monta una estación separada del alcohol con cafetera, teteras, vasos de agua, tazas o recipientes de servicio y una papelera cercana.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel afterwork?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar y reserva. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas como mínimo 5 días antes, para poder comprar y coordinar las entregas sin prisas.
¿Cuándo hay que montar un cóctel afterwork?: Abre la ubicación unas 3 horas antes del comienzo. Dedica la primera hora al espacio y al equipo, la segunda al buffet, las bebidas y la decoración, y deja al menos 30 minutos para probar el sonido y revisar el registro.
¿Cuántas bebidas calcular para un cóctel afterwork?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 bebida por persona y hora, ajustando la cifra según la duración. Añade agua desde el principio y separa una parte de las bebidas para mantenerlas frías durante todo el evento.
¿Qué se suele olvidar en un cóctel afterwork?: Suelen faltar abridores, alargadores, regletas, recipientes para servir y una zona clara para las inscripciones. Revísalos 24 horas antes y comprueba también baños, enchufes, cables y el funcionamiento del micrófono.

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