Organiser un afterwork : la méthode, étape par étape

Un afterwork se prépare comme un rendez-vous court, mais dense : les invités arrivent presque en même temps et attendent rapidement une boisson, quelque chose à manger et un accueil fluide. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez les inscriptions avant d’acheter. Le jour J, gardez assez de temps pour installer les tables hautes, le buffet, le café, le son et la table d’enregistrement. Ce sont surtout les dernières vérifications qui évitent les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Confirmer la réservation
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Créer le programme et le plan d’organisation
8
Coordonner les livraisons
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Mettre les boissons au frais
2 personnes
12
Mettre en place les stocks non périssables
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Vérifier l’espace
2 personnes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Installer le buffet
3 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Tester le son
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Préparer la table d’enregistrement
23
Vérifier les toilettes
24
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Enregistrer la présence
28
Servir des amuse-bouches
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Maintenir le buffet en ordre
31
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
32
Vider les poubelles
33
Réapprovisionner le café et le thé
34
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

35
Emballer les restes de nourriture
2 personnes
36
Ranger les boissons
2 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Nettoyer le sol et les surfaces
2 personnes
41
Évacuer les déchets
2 personnes
42
Fermer le lieu
2 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
44
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Chaisesqté 30
Porte-manteauxqté 2
Table d’enregistrement

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Machine à café
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Pichets de serviceqté 4
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3

Décoration

Guirlandesqté 6
Décorations de tableqté 6
Bougies LEDqté 12
Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons réutilisablesqté 12
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis confirmez la réservation par écrit. Pour un afterwork, prévoyez au moins 30 minutes entre l’ouverture du lieu et l’arrivée des premiers invités.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et relevez les besoins alimentaires à ce moment-là. Faites ensuite les courses selon le nombre confirmé, plutôt que selon le nombre de personnes invitées.
Mettez les boissons au frais dès l’ouverture du lieu et utilisez des glacières si le réfrigérateur ne suffit pas. Les boissons servies au début doivent être accessibles sans bloquer la zone d’accueil.
Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, les assiettes, les verres et les couverts de service. Gardez les planches à découper et les couteaux de chef dans une zone de préparation séparée des invités.
Testez les enceintes, le microphone et les rallonges avant l’arrivée du public. Faites aussi un briefing de 10 minutes avec l’équipe d’accueil pour répartir les rôles, les inscriptions et les questions alimentaires.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement afin de confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer un afterwork ?: Prévoyez au minimum 1 heure pour une installation simple, et 1 h 30 si vous devez installer le buffet, les boissons, la décoration et le matériel audio. Ouvrez le lieu au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités.
Que faut-il préparer en dernier pour un afterwork ?: Préparez les en-cas juste avant l’ouverture et mettez les boissons au frais dès que possible. Le café et le thé peuvent être installés 15 à 20 minutes avant l’arrivée, pour rester chauds sans attendre trop longtemps.
Comment éviter une file à l’accueil d’un afterwork ?: Placez la table d’enregistrement près de l’entrée et préparez les badges nominatifs avant l’arrivée. Une personne dédiée à l’accueil peut traiter environ 10 à 15 invités en 10 minutes si la liste est déjà confirmée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.