Afterwork-Get-together organisieren: von der Planung bis zum Empfang
Bei einem Afterwork-Get-together entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Abend. Lege zuerst Datum und Ort fest, bestätige die Reservierung und verschicke dann die Einladungen. Danach brauchst du verlässliche Anmeldungen, erfasste Ernährungswünsche und einen einfachen Ablauf für Empfang, Getränke, Snacks und Technik. Plane außerdem genug Zeit ein, um Lieferungen, Raum, Buffet, Ton und Check-in vor dem Eintreffen der Gäste zu prüfen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Reservierung bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen bestätigen
- 7
Programm und Ablauf erstellen
- 8
Lieferungen abstimmen
- 9
Einkaufsliste prüfen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 12
Haltbare Vorräte bereitstellen
- 13
Location öffnen
2 Personen
- 14
Raum kontrollieren
2 Personen
- 15
Tische aufstellen
3 Personen
- 16
Stühle aufstellen
2 Personen
- 17
Buffet aufbauen
3 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 19
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 20
Ton testen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Check-in-Tisch vorbereiten
- 23
Toiletten kontrollieren
- 24
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Event
- 25
Gäste empfangen
3 Personen
- 26
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
- 28
Snacks servieren
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Buffet ordentlich halten
- 31
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
- 32
Mülleimer leeren
- 33
Kaffee und Tee nachfüllen
- 34
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Verbliebene Lebensmittel verpacken
2 Personen
- 36
Getränke wegräumen
2 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 39
Dekoration entfernen
2 Personen
- 40
Boden und Oberflächen reinigen
2 Personen
- 41
Müll entsorgen
2 Personen
- 42
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 43
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Hohe TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- KleiderständerAnz. 2
- Check-in-Tisch
Geschirr
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 60
- BiergläserAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
Küche
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 2
- AusgießkannenAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- GirlandenAnz. 6
- TischdekorationenAnz. 6
- LED-KerzenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wiederverwendbare TücherAnz. 12
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist etwa sieben Tage vorher. So kannst du Bestätigungen, Ernährungswünsche und die Mengen für Snacks und Getränke rechtzeitig abschließen.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Tische, Stühle, Garderobe, Check-in-Tisch und Buffet brauchen meist länger als erwartet, besonders wenn Lieferungen abgestimmt werden müssen.
- Stelle Getränke früh genug kalt und halte haltbare Vorräte getrennt bereit. Prüfe vor dem Einkauf Gläser, Teller, Besteck, Flaschenöffner, Korkenzieher und Servierbesteck – diese Kleinteile fehlen am häufigsten.
- Teste tragbare Lautsprecher und Mikrofon spätestens 30 Minuten vor Beginn am tatsächlichen Aufstellort. Verlängerungskabel und eine freie Steckdose solltest du dabei direkt einplanen, statt sie erst beim Eintreffen der Gäste zu suchen.
- Gib dem Empfangsteam ein kurzes Briefing mit Rollen und Ablauf. Der Check-in funktioniert schneller, wenn Namensschilder, Stifte und die Anmeldeliste bereits am Tisch liegen und eine Person Fragen zu Ernährungswünschen beantworten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Afterwork-Get-together planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierung. Die Einladungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin rausgehen, damit du etwa sieben Tage vor Beginn mit einer belastbaren Gästezahl arbeiten kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Afterwork-Get-togethers?
- Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Buffet, Getränke, Dekoration, Check-in und Technik ein. Öffne die Location so, dass du spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste einen vollständigen Rundgang machen kannst.
- Wann sollte man die Getränke für ein Afterwork-Get-together kalt stellen?
- Stelle die Getränke mindestens zwei bis drei Stunden vor Beginn kalt, bei größeren Mengen noch früher. Prüfe kurz vor dem Einlass zusätzlich Kühlboxen, Gläser und Flaschenöffner, damit der Empfang nicht an Kleinigkeiten stockt.
- Wie organisiert man den Empfang bei einem Afterwork-Get-together?
- Bereite den Check-in-Tisch mindestens 30 Minuten vor Beginn mit Anmeldeliste, Namensschildern und Stiften vor. Eine eingewiesene Empfangsperson sollte die ersten 20 bis 30 Minuten durchgehend dort bleiben und Fragen zu Anmeldung oder Ernährungswünschen klären können.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!