Checklist voor een goed georganiseerde afterworkborrel

Een afterworkborrel vraagt vooral om een strakke overgang van werkdag naar informele ontvangst. Leg eerst datum, locatie en reservering vast en verwerk daarna aanmeldingen, dieetwensen en de indeling. In de laatste dagen draait het om leveringen, boodschappen en gekoelde dranken. Op de dag zelf controleer je de ruimte, zet je hoge tafels en stoelen klaar, richt je het buffet in en test je geluid, koffie en thee voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Reservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma en indeling maken
Leveringen afstemmen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Inchecktafel klaarzetten
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Aanwezigheid registreren
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Koffie en thee aanvullen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Resterende etenswaren verpakken
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Vloer en oppervlakken schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Kapstokkenaantal 2
Inchecktafel

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Schenk kannenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3

Decoratie

Slingersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 6
LED-kaarsenaantal 12
Naambadgesaantal 60
Stiftenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare doekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk enkele dagen vóór de borrel. Zo kun je hapjes, borden en serveerbestek afstemmen voordat je boodschappen doet.
Zet gekoelde dranken pas op de laatste voorbereidingsronde koud en gebruik koelboxen als de koelkastcapaciteit beperkt is. Leg flessenopeners, kurkentrekkers en schenk kannen direct bij het buffet.
Plan voor de opbouw minimaal 60 tot 90 minuten vóór ontvangst. Tafels, stoelen, kapstokken en de inchecktafel staan dan klaar voordat je versiering en tafeldecoraties aanbrengt.
Test draagbare speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten arriveren. Een geluidscheck van 10 minuten voorkomt zoeken naar aansluitingen tijdens de borrel.
Maak de ontvangsttafel compleet met naambadges en stiften en geef het ontvangstteam vóór opening een korte briefing. Spreek af wie aanmeldingen controleert en wie gasten naar het buffet of de garderobe verwijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een afterworkborrel organiseren?: Leg datum, locatie en reservering bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de borrel, zodat je dieetwensen en hoeveelheden kunt verwerken.
Wanneer moet ik de drank voor een afterworkborrel koud zetten?: Zet bier, frisdrank en andere gekoelde dranken enkele uren vóór de start koud. Heb je onvoldoende koelkast ruimte, verdeel ze dan over koelboxen en vul tijdens de borrel bij.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een afterworkborrel op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor ruimtecontrole, tafels, stoelen, buffet, koffie en thee, ontvangsttafel en decoratie. Reserveer daarnaast 10 minuten voor het testen van speakers en microfoon.
Wanneer controleer ik dieetwensen voor een afterworkborrel?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de borrel. Controleer daarna je boodschappenlijst en houd bij het buffet herkenbare opties apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.