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Afterwork-Get-together organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Afterwork-Get-together entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Abend nach Feierabend entspannt läuft. Kläre zuerst Datum, Ort und Reservierung, danach Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche. Kurz vor dem Termin müssen Getränke gekühlt, Lieferungen abgestimmt und der Ablauf festgelegt sein. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Check-in-Tisch, getesteter Ton und ein klar eingewiesenes Empfangsteam.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Reservierung bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm und Ablauf erstellen

  • Lieferungen abstimmen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Check-in-Tisch vorbereiten

  • Toiletten kontrollieren

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verbliebene Lebensmittel verpacken

    2 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Boden und Oberflächen reinigen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Hohe TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 2
  • Check-in-Tisch

Geschirr

  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 60
  • BiergläserAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2

Küche

  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 2
  • AusgießkannenAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

  • GirlandenAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wiederverwendbare TücherAnz. 12
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Check-in so, dass Gäste nach Feierabend zügig ankommen: Lege Namensschilder und Stifte am Check-in-Tisch bereit und teile dem Empfangsteam vor dem Einlass den Ablauf mit.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Aufbau. Stelle Bier, Wein und Wasser frühzeitig kalt und prüfe, ob Kühlboxen, Flaschenöffner und Korkenzieher am Ausschank liegen.
  • Teste tragbare Lautsprecher und Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste. Verlängerungskabel gehören dabei zur Technikprüfung, nicht erst zur Notlösung während des Empfangs.
  • Baue Buffet und Kaffeestation getrennt auf, damit sich Gäste nicht an einer Stelle stauen. Kaffeemaschine, Wasserkocher, Tassen und Servierbesteck sollten vor dem Einlass einsatzbereit sein.
  • Rechne beim Aufbau auch mit Dingen außerhalb des Buffets: Kontrolliere Toiletten, Kleiderständer, Sitzplätze und die Beleuchtung mit LED-Kerzen oder Lichterketten mindestens 30 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Afterwork-Get-together planen?
Lege Datum und Ort idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vorher ab, damit Einkauf und Ernährungswünsche planbar sind.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Afterwork-Get-together verschicken?
Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vor dem Treffen. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin und bestätige danach die Anmeldung sowie besondere Ernährungswünsche.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Mobiliar, Buffet, Getränke, Dekoration und Technik ein. Öffne die Location früh genug, damit Lautsprecher, Mikrofon und Kaffeemaschine mindestens 30 Minuten vor dem Einlass getestet sind.
Was wird bei einem Afterwork-Get-together am häufigsten vergessen?
Häufig fehlen gekühlte Getränke, ausreichend Gläser, Flaschenöffner oder ein klarer Check-in. Prüfe diese Punkte spätestens 30 Minuten vor Beginn und lege Namensschilder, Stifte sowie Servierbesteck sichtbar bereit.

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