Checklist para organizar tu cóctel afterwork

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y la reserva con varias semanas de antelación. Después envía las invitaciones y fija una fecha límite para las inscripciones, de modo que puedas calcular comida, bebidas y sillas.
• Pide las preferencias dietéticas al registrarse y confirma la lista definitiva unos días antes. No esperes al montaje para descubrir que faltan opciones para parte del grupo.
• Enfría las bebidas con tiempo y separa las provisiones no perecederas de lo que necesita refrigeración. Las neveras portátiles, los abrebotellas y los sacacorchos suelen olvidarse hasta que empieza la recepción.
• Reserva varias horas para abrir el espacio, comprobar baños y conexiones, montar mesas altas, sillas y buffet, y colocar la mesa de registro. Haz una prueba de altavoces, micrófono y cables antes de que lleguen los invitados.
• Prepara un briefing breve para el equipo de recepción antes de abrir las puertas. Deben saber dónde están las credenciales, cómo comprobar las inscripciones y quién responde a dudas sobre comida, bebidas o programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel afterwork?

Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar y reserva, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Cierra la asistencia y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes.

¿Cuánto tiempo necesito para preparar el espacio?

Calcula al menos 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen cubre el montaje de mesas, sillas y buffet, la decoración, la preparación de aperitivos, la comprobación de baños y la prueba del sonido.

¿Cuándo debo enfriar las bebidas para un cóctel afterwork?

Pon a enfriar las bebidas entre 3 y 4 horas antes, según la cantidad y el equipo disponible. Comprueba también que hay suficientes vasos de agua, copas, jarras y utensilios para servir.

¿Qué hay que confirmar antes de abrir las puertas?

Entre 30 y 45 minutos antes, revisa la lista de inscritos, la mesa de registro, las credenciales, el programa, el buffet, el café y el té. Haz entonces la última prueba del sonido y confirma que el equipo de recepción conoce sus funciones.

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