Organiser un afterwork : la checklist complète

Un afterwork réussi se prépare surtout dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis suis les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’acheter les boissons et les encas. Le jour J, prévois un temps distinct pour l’installation, le test du son, le café et l’accueil. Cette checklist afterwork rassemble les 44 tâches et les 37 fournitures du plan, des premières confirmations jusqu’à l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Confirmer la réservation
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Créer le programme et le plan d’organisation
Coordonner les livraisons
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la table d’enregistrement
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
Réapprovisionner le café et le thé
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes de nourriture
2 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le sol et les surfaces
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Chaisesqté 30
Porte-manteauxqté 2
Table d’enregistrement

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Machine à café
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Pichets de serviceqté 4
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3

Décoration

Guirlandesqté 6
Décorations de tableqté 6
Bougies LEDqté 12
Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons réutilisablesqté 12
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins alimentaires dès l’invitation et fixe une date limite d’inscription. Relance les personnes qui n’ont pas répondu au moins 5 jours avant l’afterwork afin d’ajuster le buffet et les boissons.
Prévois deux à trois verres par personne pendant la première heure, puis adapte les quantités à la durée prévue. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée, en gardant une réserve accessible dans des glacières.
Bloque au moins 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables hautes, les chaises, le buffet et la table d’enregistrement. Vérifie aussi les porte-manteaux et le passage vers les toilettes avant de recevoir les invités.
Teste les enceintes, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du groupe. Un essai de 15 minutes suffit souvent à repérer un câble trop court ou un volume mal réglé.
Prépare un briefing d’accueil de 10 minutes avec les noms attendus, le programme et les informations pratiques. Place les badges nominatifs et les marqueurs sur la table d’enregistrement pour accélérer les arrivées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un afterwork ?: Prévois au minimum 2 à 3 semaines pour choisir le lieu, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 3 derniers jours pour confirmer les quantités, les livraisons et les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant la date prévue, avec une échéance de réponse fixée 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les inscriptions et d’ajuster les achats.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un afterwork ?: Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et garde une partie des boissons au frais jusqu’au début de la soirée.
Combien de temps prévoir pour installer un afterwork ?: Réserve au moins 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et la table d’enregistrement. Ajoute 15 minutes pour tester le son et 10 minutes pour briefer l’équipe d’accueil.

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