Afstudeerfeest organiseren: praktische checklist

Een afstudeerfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en een uitnodiging. Je regelt tegelijk de gastenlijst, catering, muziek, presentatie, techniek en inrichting. Begin met locatie en programma, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen, glazen en apparatuur nodig zijn. Verzamel dieetwensen en muziekvoorkeuren uiterlijk bij de aanmelding. Test de presentatie en het geluid vooraf; op de dag zelf wil je vooral ontvangen, niet nog bestanden zoeken of kabels aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Reservering meubilair maken
Geluidsapparatuur reserveren
Fotomoment plannen
Programma afstuderen maken
2 personen
Sprekers en bedankers vastleggen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Muziek en afspeellijst maken
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Dieetmaaltijden markeren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankentafel inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentatie aansluiten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing houden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afstudeerprogramma presenteren
2 personen
Toespraak begeleiden
Groepsfoto maken
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Muziek verzorgen
Afvalbakken legen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekaantal 2
Jassenhangersaantal 70
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 70
Messenaantal 75
Vorkenaantal 75
Lepelsaantal 75
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 6
Taartscheppenaantal 2
Thermische voedselbakkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 8
Fotowandachtergrond
Fotowandstandaard
LED-lichtsnoerenaantal 6
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 70
Fotopropsaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk twee weken vooraf vast. Plan het fotomoment, de speeches, bedankers en de presentatie op aparte tijden, zodat felicitaties en eten niet door elkaar lopen.
Verwerk dieetwensen direct in je gastenlijst en markeer de bijbehorende dieetmaaltijden. Controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldtermijn is verstreken, bij voorkeur 7 dagen voor het feest.
Plan techniek niet pas op de feestdag. Test presentatie, muziek en geluidsapparatuur minimaal 2 dagen vooraf op dezelfde laptop en met dezelfde kabels; verzamel ook de foto's voor de presentatie op één plek.
Koel dranken gefaseerd. Zet wat direct nodig is vooraf koud en gebruik koelboxen of ijscontainers voor de rest; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.
Controleer de praktische spullen naast het servies. Een kledingrek met jassenhangers, afvalbakken, buffettafels, serveertangen en taartscheppen worden vaak vergeten, maar zijn nodig zodra gasten binnenkomen en het buffet opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een afstudeerfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Leg catering, meubilair en geluidsapparatuur uiterlijk 3 weken voor het feest vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een afstudeerfeest?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 5 weken vooraf en geef 2 weken voor het feest als uiterste aanmeldtermijn. Zo houd je nog 7 dagen over om catering, dieetmaaltijden en tafelschikking definitief te maken.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een afstudeerfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel water, frisdrank en alcohol apart bij het bestellen en zorg dat dranken minstens enkele uren vooraf kunnen koelen.
Wanneer moet ik de presentatie en muziek testen?: Test de presentatie, muziek en geluidsapparatuur minimaal 2 dagen vooraf. Controleer op de feestdag zelf nog één keer het volume, de volgorde van de bestanden en de aansluiting voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.