LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser une fête de remise des diplômes

Une fête de remise des diplômes demande plus qu’un repas et quelques discours. Il faut coordonner les invités, le traiteur, le mobilier, la sonorisation, les photos et le déroulement de la cérémonie. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les invitations et les réservations avant de préparer les détails pratiques. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches jusqu’aux derniers tests, le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Établir la liste des invités

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les préférences musicales

  • Composer le menu traiteur

    2 personnes

  • Faire la réservation du mobilier

  • Réserver le matériel de sonorisation

  • Planifier le moment photo

  • Créer le programme de remise des diplômes

    2 personnes

  • Confirmer les intervenants et les personnes de remerciement

  • Préparer la présentation

    2 personnes

  • Créer la musique et la playlist

  • Rassembler les photos pour la présentation

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Établir le plan de table

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Marquer les repas diététiques

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Tester la présentation

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Monter le buffet

    3 personnes

  • Installer la table des boissons

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Monter le mur photo

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Tester le microphone

    2 personnes

  • Brancher la présentation

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Faire le briefing d’équipe

    4 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Prendre les vestes

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Présenter le programme de remise des diplômes

    2 personnes

  • Accompagner le discours

  • Prendre une photo de groupe

    2 personnes

  • Couper le gâteau

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Annoncer le dernier tour

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner le matériel audio

    2 personnes

  • Restituer le mobilier

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 70
  • Tables de buffetqté 3
  • Portant à vêtementsqté 2
  • Porte-manteauxqté 70
  • Poubellesqté 6

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 75
  • Assiettes à dessertqté 75
  • Tasses à caféqté 50
  • Verres à eauqté 80
  • Verres à vinqté 60
  • Verres à champagneqté 70
  • Couteauxqté 75
  • Fourchettesqté 75
  • Cuillèresqté 75
  • Cuillères à caféqté 50
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Verres doseursqté 2
  • Saladiersqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Plats de service avec couvercleqté 6
  • Pelles à gâteauqté 2
  • Bacs alimentaires thermiquesqté 4

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Table de mixage
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Ordinateur portable
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Ruban gafferqté 4

Décoration

  • Ballonsqté 150
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 10
  • Nappesqté 10
  • Porte-serviettesqté 8
  • Fond de mur photo
  • Support de fond photo
  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6
  • Petits vasesqté 12
  • Fleurs artificiellesqté 12
  • Porte-nomsqté 70
  • Accessoires photoqté 20

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

  • Lampadairesqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date, le lieu et les principaux intervenants avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
  • Demandez les préférences musicales et les informations alimentaires dans le formulaire d’inscription. Marquez séparément les repas diététiques afin qu’ils soient faciles à distribuer le jour de la fête.
  • Réservez le mobilier et la sonorisation plusieurs semaines à l’avance, surtout si vous avez besoin de tables de buffet, de chaises, d’un portant à vêtements et de porte-manteaux. Vérifiez aussi le nombre de poubelles et l’emplacement où elles seront vidées.
  • Testez la présentation avec les photos, les vidéos et le son au moins 24 heures avant la cérémonie. Ouvrez les fichiers depuis l’appareil qui sera réellement utilisé et gardez une copie de secours.
  • Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des invités. Comptez les verres, les assiettes, les couverts, les plateaux et les ustensiles de service séparément pour éviter de découvrir un manque au moment du buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de remise des diplômes ?
Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête. Gardez une date limite de réponse environ 2 semaines avant l’événement pour finaliser le menu, les repas diététiques et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour la cérémonie de remise des diplômes ?
Prévoyez généralement 60 à 90 minutes pour les discours, la remise des diplômes, les remerciements et les photos officielles. Ajoutez ensuite un créneau photo séparé pour éviter de retarder le repas.
Quand réserver le traiteur, les tables et la sonorisation ?
Faites les réservations 4 à 8 semaines avant la fête, puis confirmez-les une semaine avant. Le nombre définitif d’invités doit être transmis au traiteur dès que les inscriptions sont clôturées.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête de remise des diplômes ?
La veille, testez la présentation et le son, vérifiez les badges nominatifs et le plan de table, puis refroidissez les boissons. Contrôlez aussi les repas diététiques, les photos et les éléments du programme avant l’arrivée des invités.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !